プレゼンテーションの基礎「ＰＲＥＰ編」
私の会社での自分の存在価値、他人に負けない５つのコンピテンシー（現実の世界で実行可能な能力）の一つは「わかりやすく整理して口頭で相手に伝える力」＝プレゼンテーション能力であると考えている。
私は他人より能力が劣る面を非常に沢山持っているが、プレゼンテーション能力を含めた５つのコンピテンシーでそれをカバーしている。
しかし、先日、Lotus Spring Forumで午後一番にセッション講師をしたが、私としてはかなり悪い出来であった。たった５つしかないコンピテンシーの一つが発揮できなかったのだ。 その理由は明白である。 必ず守っている基本を忘れていたからだ。
その基本が「ＰＲＥＰ」だ。 これは皆さんが企画書や提案書の説明をするときにも役立つはずだ。
＜ＰＲＥＰとは＞
「ＰＲＥＰ」は皆様もご存知の「Preparation （準備）」の略でなない。 P・R・E・Pの順に説明をするのだ。
Ｐ＝要点、結論（Point)
Ｒ＝理由、背景、根拠、効果（Reason & Reality）
Ｅ＝具体的な事例、仮説（Example)
Ｐ＝結論の再確認（Point)
ちょっとした説明や説得でも、Ｐ，Ｒ、Ｅ、Ｐの順に説明すると相手もわかりやすく
なる。
プレゼンテーションでは、最初にＰで要点をはっきりさせることで、どのような視点・分野の話をするかが明確になり、視聴者は、その後の話しを、そのポイントに結び付けて頭の中で整理でき、
また「おそらく、こんなことを言うんだろう」と予測させ、予測したもの以外のものだけを覚えてもらうようにすることが出来るのだ。
また、Ｅの事例はとても重要である。これには３つの効果がある。
○説明内容を頭でイメージ出来ることで理解が助けられる
○Ｐ、Ｒで、どんなに素晴らしい論理を展開しても「絵に描いたモチ」と感じてしまう場合が多いが、例示により実現性を立証し、リアリティ（現実感）が醸成される
○経験を共有できることで、信頼関係が高められる
このように、視聴者に受け入れ態勢を作らせ、興味を持続させ、視聴者自身に内容を整理させ、実現性を確信してだくためには、ＰＲＥＰは非常に有効な方法である。
例えば（あまりいい例ではないが）、以下のように展開する。
Ｐ「今回は、Ｗｅｂ２．０型コミュニティーの導入をご提案します」
Ｒ「貴社の今年の経営方針としている"自由闊達な企業への変革によるビジネス環境への柔軟な対応"と"社会的責任を果たせる経営のための現場の状況の見える化"を解決できる唯一の手段だからです」
Ｅ「例えば、○○社では、昨年、営業、商品企画、開発部門が、顧客の声を吸い上げて、それに対して自社の技術で商品化で可能かどうかを検討するＳＮＳのコミュニティが作られ、１年間で５商品、１１億円の売上げ向上を達成いたしました。 また△△社では現場の声を日報形式でブログに書いていただくことで返品された不良品がそのまま再利用されている問題や、組み立て工程における改善点が明確になりました」
Ｐ「このように、現在考えられる最良の手段は、ブログやＳＮＳなどＷｅｂ２．０型コミュニティの導入が最良の手段であると確信しています。」
上記の例は思いつきで書いたが、それでも、ＰＲＥＰを使えば、それなりに説得力が出る。
＜プレゼンテーション作成におけるポイントの明確化と時間の削減＞
ＰＲＥＰにあてはめてプレゼンを作成するときには、ポイントを３つ程度に絞ることが重要になる。
ストーリーを一から考えながら作成しなくともＰＲＥＰの順番で作成することで、作成時間も短縮されるはずだ。 ＰＲＥＰにそってその中身だけを考えれば良いので、中身も濃いものになる。
＜ＰＲＥＰで説明時のプレゼン枚数と時間配分＞
プレゼン全体を「PREP」の順に行うのだが、プレゼンが長時間の場合には、３つのポイントを最初に話して、それぞれのポイントの説明を「ＰＲＥＰ」の順で話をすることもある。
その場合、パワポなどプレゼン資料はＰ，Ｒ、Ｅ、Ｐそれぞれ１ページ（一つのポイントで４ページ）とするのが基本だ。ちなみに、１ページの説明時間の目安を３分として考えると良い。
１時間程度のプレゼンの場合、PREPの前に"o"（オープン＝挨拶、導入部）があり、ここで５分必要となり、締めで５分必要となることから、４５分、５０分のプレゼンではポイントを３つに絞るべきであることがわかる。 １時間のプレゼンでもポイントは３つか４つに絞るべきだろう。
プレゼンの基礎はＰＲＥＰだということを説明したが、次回はプレゼンテーションが個性的で興味深いものとなるテクニックの基本である「＋I、J」についてご紹介したい。