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ビジネスとお父さん業のスキルを向上するIT活用術

仕事の管理で効率を上げ、将来を変える~忙しさに埋没しない7つの基本~

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 先日紹介した顧客満足経営事典の著者と飲んだ。 売れ行きも好調のようだ。 深酒したため、どんな話をしたのかまったく覚えていないが、次の本も並行して執筆活動を続けていたことに驚かされた。

 執筆した人ならわかるだろうが、本を書くことは想像以上に膨大な工数を必要とする。 次々と本を執筆していける人は、非常にうまく割り切ったタスク(仕事)のこなし方を身につけているものである。 逆にいつも「忙しい」と言っている人は、「本来の」仕事が減っても、納期に遅れたり、結果としてクオリティーが低い。

 お客様や社内で信頼され、評価されている人は必ずと言っていいほど、仕事の管理がうまい。多忙ではあっても、追われないのである。

 ある経営者の言葉に「時間に追われるな、自分で時を刻める人間になれ」というのがあるが、常に自分が仕事のイニシアチブをとる工夫と努力をしていくことで、ビジネスマンあるいは技術者としての将来は大きく変わってくる。

 以前、IBMの優秀な方の何人かにタスクの管理方法を聞いたことがあるが、共通していたのは以下の7つであった。(少し今風にしてある)

・10分間の作業でいいから、とりあえず仕事にかかり、最初の取り掛かりを早くする

・早朝に、抱えている仕事の優先順位、得意不得意、重要度などで分類してから仕事を始める

・いい仕事をしたい気持ちをまずは抑え、一旦はコナシ仕事で完成度6割までやる

・日々、使えそうな情報が見つかったタイミングでファイルやブックマーク

・魂の部分以外は、上司、部下、専門家にうまく仕事を任せる

・上司やお客様から仕事を受けるタイミング時に簡単と思っても「納期厳しいですね。1日延ばしていただけますか?」と冷静にいえる度胸を持つ

・納期までの1/3ぐらい(初期)タイミングで中間レビューを他人から受ける

 以前、ある有名な経営者の仕事の管理方法が紹介されていた。 仕事が発生したり、やらなくてはならないことを思い出したタイミングで、正方形の付箋(ポストイット)に、その仕事を書き、机の上や引き出しの中に優先順位などで分類して張っておき、早朝に今日の楽にやれる分だけ選んで自分の手帳に張りなおすそうだ。

 忙しくてTOEICのテスト勉強をしている暇がない、次々に仕事が振ってくるので忙しくて納期が守りきれないなどと感じている方は、試してみてはいかがだろうか。 

 ソフトウエア製品の話に変わるが、グループウエア製品の多くにも「TODO(タスク)リスト」「メールへのフラッグ」「フォルダ」などをうまく利用して自分の仕事を管理している方も多いと思う。(まだ、受信メールの未読でやっている人もいるが)

 また、LotusからActivity Explorerという機能が登場する予定だが、多くの企業での仕事の整理の仕方、片付け方のノウハウが凝縮されたものだ。出荷されたらうまく使って新しい仕事の管理方法を確立したい。

 ps, それにしても忙しい。 もう終電である。 明日からは、仕事に追われず、時を刻むリズム側にまわるように新しい工夫をしよう。

Comment(8)

コメント

こんにちは!

すごく参考になります。
「魂」は後進に伝承することも大切ですよね。そのためにもいろいろその他を任せることで「それ以外が魂の部分」であることを後進にきちんと理解させ、伝承を受けることに渇望させるあたりがテクニックなのでしょうか??

トラパパさん
さすが、凄い視点ですね。
伝承に関しては、「納期までの1/3ぐらい(初期)タイミングで中間レビューを他人から受ける」のところも有効です。 
伝承したい相手(例えば部下)に「ドラフト作ったんだけどちょっとレビューしてくれない?」と頼んでレビュー時に説明していくと、相手はレビューしてあげているつもりで、実は伝承されているというわけです。
また、レビューしている方は、上位の立場で質問するので、通常より質問しやすくなります。

・日々、使えそうな情報が見つかったタイミングでファイル やブックマーク
★まさにそうなんですよね、使えそうだなこの情報って思っても、直ぐにセーブしておかないと忘れちゃいます!
・魂の部分以外は、上司、部下、専門家にうまく仕事を任せる
★魂ですか・・・私の中では段取り8割って思っています。段取りが出来たら、仕事の8割は終わったと言う意味なんですが、あれは誰にやってもらって、それが終わると、この人の出番だっと言うようにです。昔実家の大工さんの棟梁がいっつも言っていました。

・上司やお客様から仕事を受けるタイミング時に簡単と思っても「納期厳しいですね。1日延ばしていただけますか?」と冷静にいえる度胸を持つ
★度胸ですか、すみません、私の会社では勇気ある人間はいないかもしれません!逆に割り込み仕事も”YES”となるので、自然とバッファーを見て段取りしてるかもしれません。

・納期までの1/3ぐらい(初期)タイミングで中間レビューを他人から受ける
レビューは大事ですね、ちょっとズルですが、これは押し通そうなんて考えるとレビューを締め切り間じかにしちゃったりします。

丸山さん
>>・魂の部分以外は、上司、部下、専門家に
>私の中では段取り8割って思っています。
→その通りですね。 段取りの段階で、極力人に振ることで、重要な部分だけを自分がやるというのが「魂の部分」のはそうです。
>>納期延期を冷静に言える度胸
>私の会社では勇気ある人間はいないかもしれません!
→確かに難しいですね。 でも、全然違う言い方で、うまく納期を延ばす人が私の会社には沢山います。
>>中間レビューを他人から受ける
>レビューを締め切り間じかにしちゃったりします。
→私もやります。でも、この意図は、中間レビューを設けることで、自分が仕事を早くこなしていくリズムを作ることと、後戻りによる無駄な工数を発生させないことです。

常盤

吉田さんへ
先週は情報交換をさせて頂き、こちらこそ有難うございました。
日本IBMの新しい手法に対するチャレンジャブルな姿勢がすごいですね。やはり、高い業績は製品戦略のうまさだけではないことが納得できました。
バグジー、未来工業についての吉田さんの話に興味を持ち、Webで記事を読みました。ぜひ訪問して取材したいと思いました。
情報を頂いたお返しに、興味深い会社を紹介します。
1社目は、日本トリンプです。本になったり、テレビで取り上げられているので有名ですが、MS会議、がんばるタイム、No残業デーはすごいですよ。
それから、2社目は、ちょっと知られていないですが、樹研工業も考えさせられます。豊橋市のプラスチック部品メーカーです。
「百万分の一の歯車」をつくったことで有名ですが、人間の能力は誰でもほとんど差がない、との信念のもとに、人材採用は先着順です。定年もなく、年功序列制です。それでいて、世界レベルの技術力を育てています。
「無試験入社、定年なしで世界レベルの『匠』を育てた」をはじめ、何冊か本が出ています。
顧客満足経営事典の第2弾を執筆中ですが、良いヒントを頂きました。
また、機会をつくって、ぜひ情報交換をさせてください。

常盤さん
 コメントありがとうございます。 これからも情報交換していきましょう。 これを機会に時々ブログに遊びにきてください。

TBありがとうございます。(先日ポッドキャストで、TBのことを「Tバック」と呼んでいました。。。下品ですんません。。。)
悪い例として、
・ツールを使うのが下手くそ。
・ツールは使えるけれど、仕事を整理するのが下手くそ。
・作業を、後入れ先出しでやってしまう。
・そもそもタスクに落とせない。(作業は全て、なが~い文章になってしまう・・・)
などがあるのでしょうか。
先日、「5日分の仕事があれば、5分割するんですよね?」という質問を受け、返事をするのも面倒になりました。
すみません、年のせいか愚痴っぽいです。(汗

OOkiさん
>ツールが使うのが下手くそ
 良く思いますね。パワポなんかでも複数の図をマウスで一生懸命、一個づつそろえたりしているの見ると、腹が立ちます。「”図形の調整”で一括で揃えられるのにー」なんて感じで。
今日は、ブロガーミーティングでお会いしましょう。よろしくお願いします。

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