PJの基本動作を押さえる～ToDoリストのお作法～

» 2017/11/06

前回「PJの基本動作を押さえる～課題リストのお作法～」を紹介したので、今回は「ToDoリストのお作法」について書こうと思う。

ToDoリストのお作法

課題リストと並んで、ToDoリストも変革PJに必ず登場するツールになる。
あまりにも当たり前に登場するので、「ToDoリストの書き方」なんてまともに教えてもらう機会がない。

誰もが自己流で、なんとなくToDoリストを使っている。そして・・・
「ToDoリストの管理なんて簡単な仕事。俺は十分出来てる」、「ToDoリストなんて雑用のやる仕事。もっと高度なことをやらせろ」なんて思うのである。
一見簡単そうに見える事に対して、出来る気になってしまい、目的や本来あるべきスタイル、べしべからずを考え抜かないのは、本当に恐ろしいことだと思う・・・。

僕自身も油断するとすぐ思考停止してしまう。
「そんなことに脳みそを使うのはかっこ悪い」と思ってしまうのか。「俺のToDo管理は品質が高い」と勘違いしてしまうのか。
原因はハッキリしないが、"一見簡単にできそうなこと"に触れると、深く思考を巡らせることをやめてしまうのだ。簡単そうに見える事こそ、考え抜いて品質を上げたり、再現性を高める必要があるはずなのに。

ToDoリストを見れば、プロジェクト管理のレベルがわかると言っても過言ではない。（たぶん・・・）

だから今回は、"一見簡単に見える"ToDoリストのお作法"について考えてみたい。

プロジェクトにおける「ToDoリストの役割」は何か？

当たり前の問だが、これ自体じっくり考えた事がない人も多いだろう。「え？ToDoの管理でしょ？」「見える化じゃない？」なんて声が聞こえて来そうだが、結局のところToDoリストが果たすべき機能は何なのか？

ToDoリストの役割は

抜け漏れの防止：やるべき事を記録し、やるべきタイミングで漏れなく実施できるように一覧化しておくこと
備忘・記録　：何をやるべきなのか（何をやったのか）後から思い出せるようにしておくこと
優先順位付け：直近でやるべきタスクを見える化し、優先的に実施できるようにすること
責任の明確化：タスクの責任者を明らかにし、責任者が自らのタスクを意識できるようにすること
進捗の管理　：進んでないタスクを拾い出し、必要に応じて第三者がテコ入れできように見える化すること

というところだろうか。どうやら5つの側面があるように見える。もちろんコレが絶対的な正解ではないが、主たる目的はこの5つくらいな気がする。だとしたら、この5つの役割を満たすために、何に気を付けるべきなのか？

役割を満たすために、どんなことに気を付けないといけないか

1.ToDoは漏れなく全部一覧化する

「抜け漏れの防止」のためには、全てのToDoがToDoリストに載ってないと役割を果たせなくなる。しかし現実には、「このタスクは書いてあるけど、このタスクは書いてません」という事がよく起こる。なんとなく重要だと思ったものだけ載せてます。なんて状態。「ここに書いてあるものがこのチームの全てのタスクです」と言えないと困る。

2."考えなくてもアクションが取れる"レベルで記述する

課題リストではなく、ToDoリストなので、"すること"を誰が見ても分かるように書く必要がある。そうでないと「備忘」の役割を果たせない。
例えば、

×「検討をする必要がある」、「決定しなければならない」
という表現は、状況を書いているだけで、すべきことが直接書かれているわけではない。
だから、何？結局何すりゃいいの？が書かれていない。

△「検討をする」、「決定する」
という表現なら、"すべきこと"が書かれている状態になる。がこれだけだと不足。
何をしたら決定できるのか、何をしたら検討したことになるのかわからないからだ。これを見た人が、想像力を働かせて、「ああ、決定するためには、あれやって、これやって、この人と合意すればいいな」と考えてくれればアクションが取れるだろう。でもそうでなければ、「決定するって書いてあるけど結局なにすればいいのか・・・」となるだろう。これでは「備忘」としての役割は果たせない。
ちょっと極端に言えば、「地球平和について考える」とToDoリストに書かれていても、記述がざっくりしすぎていて何をすればいいのか良くわからないはずだ。こんな風に読み手に負荷を掛ける書き方のToDoリストが多い。

◯「xxさんとの打ち合わせを設定し、xxについて推奨案をまとめる」
この表現なら、頭を使わなくても次のアクションが取れるだろう。例えば「xx地域の紛争について、解決の案をまとめる」「xxさんに検討中のA案/B案を説明し、どちらでいくか決定してもらう」でもいい。
ToDoリストなので、考えなくてもアクションが取れるレベルで記述するべきだ。

3."次のアクション"を書く

ToDoは"やって終わり"ではないはずだ。ToDoの後に次のToDoが繋がっていくから物事が進んでいくのである。にも関わらず、単発の記述になっているものが多い。

△xxについての推奨案をまとめる。
◯xxについての推奨案をまとめる。その結果をxx検討チームに連携する。
◯xxについての推奨案をまとめる。その結果をxx検討のインプットにする。

という感じで記述しておくと、連続性が保てる。また、そのToDoが"何のための"ToDoなのか見失わなくて済む。忙しいプロジェクトで日々ToDoに追われていると、消化することだけが目的化してしまう事もある。何のためにこれをやっているのかを常に意識するためにも、次のアクションを書くことは意味がある。そして、次のアクションによってToDoの優先順位も決まってくる。

4.タスクの担当者、期限を書く

まぁ、これは良いよね。案外「期限」が抜けていることが多いので注意。

まとめ

以上。課題リストのお作法を考えてみた。
ToDoリストを棚下ろすと、大抵「このToDoなんだっけ？」「結局何すれば良いんだっけ？」なんて確認が発生するものだが、このお作法が押さえられると、これがほとんど無くなって「進捗の管理」がしやすくなる。

ToDoそのものの確認ではなく、進んでない理由の確認に時間を使える。ToDoリストなのに、このToDoなんだっけ？となるのはもはやムダの極み。また、何をするToDoなのか明確に書かれていれば、第三者の支援も入れやすくなる。複数の人間が見て使うものは、一定のお作法を守るのが案外重要なのだ。

極簡単に見えるToDoリストですら、意外と奥が深い。でも、
ここまで考えることで、ちょっとした差が生まれ、やがてそれが決定的な差になる。
ここまで考えることで、考える力が鍛えられ、圧倒的な成長がもたらされる。
ここまで考えることで、現状を疑う力が鍛えられ、羊が狼に化ける。

そういうことだと思う。たかがToDoリスト、されどToDoリスト。
あなたのプロジェクトのToDoリストは大丈夫だろうか？