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IT、特にコンサルに携わる方々を癒すメッセージを、ついでに趣味のダーツ話も交えて・・

少しでも早く資料を作る方法(?)

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こういう仕事をしていると、どうしても感情的になることがある。自分もそうだし、自分の仲間も。もちろん相手方も。ビジネスなので感情論を中長期に引っ張ることはしないし、させない。ただ、感情論を表現してしまうとしばらくの間はいろいろコミュニケーションもやりづらい。

 

創業ら、自分時間痛感、とにかく、できるだけ完璧に近い資料を、できるだけ早くドラフトすることに気を付けている。

 

 

 

まず文章をWORDとかでがりがり書く。フォーマットは無視。ただひたすら書く。あとでPPTとかにレイアウトするんだから、とにかく言葉として、改行もせずにがりがり書く。ひたすら書く(笑)。このメモ(?)さえできれば最悪、PPTに加工する時間がなくても協議は可能だ。伝えたい言葉を、とにかく文章として、文書に書くのだ。これが一番大事。もちろん次のステップとして、校正はする。いわゆるダブルチェック。自分で2回見返したり、スペルチェック機能で確認したり。あるいは周囲の関連する仲間にチェックしてもらう。それが終われば、文章として伝える準備はできたのだから、あとは残り時間でPPT等へ加工する。絵を加えたり、フォーマットとして整える。強調したいところを太字にしたりフォントサイズを大きくしたり、あるいは着色したり、インデント等で見やすくする。(というわけでフォーマット無視で書いてみました。笑)

 

 

 

加工に関しては、何より見易さで、着色的なビジュアル工夫は一番最後ですね。なんせカラープリントして協議するとは限らないので、プロジェクター投影前提でもない限り、自分は黒相当の濃い色と、グレーもしくはそれに相当する色(私の場合カンパニーカラーなのでパステルパープル^^;)の2色のみ。

 

とにかく、早く、伝えたいことが伝えられる資料を作るのだ。そして、いろいろ仕事・作業がある中で、当初目標からすると中途半端な資料でも協議可能な状態にいち早く仕上げるのです。

 

 

 

小生意気で恐縮ですが、最初からPPTで資料を作る仲間をみていると、スケッチも考えずにいきなり作り始めてのろのろと時間がかかるケースをよくみます。持論ではあるけれど、ドラフト仕上が信条。そのためにもどういう絵にするか、紙にスケッチしてからそれをベースにして作る方が早い。慣れてきたら過去資料の流用でできるけれど、慣れるまではスケッチは大事です。なんといっても「紙に書く」のは、自分の「書く」技術を劣化させないためにも大事だと思ってます。

 

 

 

そうやって、資料を作るのです。私の場合、ワーストケースから順番に言うと、

 

1) 資料がなかったら「空中戦」しかない。口頭の即興でやっつけるしかない。

 

2) WORDやメモ帳書き殴りでも、資料があれば、記録が残るし、相手も(まだマシ)と思ってくれる のでここまでは絶対達成したい。経験的にもこれでも文句を言われたことがないし。

 

3) 願わくば、ビジュアルな工夫を施し、より効率的に説明しやすいように準備。その方が相手だってありがたいんだから。

 

 

 

とにかく、自信がよほどない限り、私は23年目に至っても、必ず「下書き」をしてから「仕上げ」をします。ご参考になれば幸いです。

 

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