時間を効率よく使うために

最近、どうも自分の時間を有効に使えていないように思えてなりません。
働けど働けど、仕事がどんどん増えていくのです。

もっとも、この時代に仕事がたくさんあるってことは喜ばしいことなのかもしれません。
しかし、さすがにこの時間（午前3時）になっても仕事が終わらないってのは、ちょっとまずいなぁ、と思います。

そんな中、時間を有効に使うための手段を３つ、入手しました。私自身への自戒を込めて、ここに書かせていただきますね。

１．重要度が高く、緊急度が低い仕事をあぶり出せ

仕事の優先度を決める指標には色々なものがありますが、その中に「重要度と緊急度のマトリクスで優先度を決める」というのがあります。重要度が高く、緊急度も高い仕事は見間違えることなくトップクラスの優先度を持つので、真っ先に片付けなければならない仕事になります。

問題は、その次です。「重要度が高く、緊急度が低い仕事」と、「緊急度が高く、重要度が低い仕事」は、どちらのほうが優先度が高いでしょうか。正解は、「重要度が高く、緊急度が低い仕事」です。例えば私の場合は、新しい講習会の企画・開発、というのがこれにあたります。みなさんにとって価値のある新しい講習会を企画するという仕事は、私にとっては新しいメシのタネを作ることにつながります。ところが実際は、重要度はさほど高くなくても、緊急度の高い仕事が「割り込み」という形で入ってくるため、どうしてもその「重要度が低く、緊急度が高い」仕事に時間をとられてしまい、「やることリスト」の中からいつまでたっても「重要度が高くて緊急度が低い仕事」が消えないのです。

これがまずい。だからまず、その「重要度が高くて緊急度が低い仕事」をリストアップすることから始めるのです。そいつを片付けたら、「やることリスト」の重みはずっと軽くなるはずです。

２．自分にアポイントメントを取れ

重要度が高く、緊急度が低い仕事をあぶり出したら、次は「その仕事をやる時間をちゃんとスケジュール帳に書いて、時間を確保する」ことが重要になります。これは人からの受け売りですが、このことを「自分にアポイントメントを取る」と言うのだそうです。例えば「○月○日の△時から△時までは、新しい講習会の企画を考える」ということをちゃんとスケジュール帳に書き入れます。もちろんその間の時間は、他の仕事を一切入れないのです。

できない？いやいや、できないわけがありません。だって、お客様とのアポイントメントが入っている時間帯には、決して他の仕事をダブルブッキングさせて入れたりしないでしょう？お客様とのアポイントメントが入っていれば、他の仕事は「すみません、そこは予定が入っていまして・・・」と断れるはずです。お客様とのアポイントメントだったら他の仕事を断れて、自分とのアポイントメントだったら断れない、はずがないのです。足りないとしたら、それは「他の仕事を断る勇気」なのでしょう。重要度が高い仕事をするための「自分」の時間を、お客様と会うための時間と同じほど、大事にするのです。

お客様と会っている間は、他の人から携帯電話に電話がかかってきても、おそらく取らないでしょう。だから「自分とのアポイントメント」の時間帯にも同じようにします。電話がかかってきても、決して取りません。ただし、この自分とのアポイントメントの時間は、お客様とのアポイントメントの時間と同じ程度、すなわち1時間とか2時間とかに制限しておきます。もちろん、その時間が終わったら、無視した電話には必ず折り返し電話をかけ直します。

３．ToDo リストは使うな

おっと、これは過激なアドバイスですね。ToDo リストに決定的に欠けているもの、それは時間の概念です。私が知っているすべての ToDO リスト（Outlook の「タスク」に至るまで）には、日付を書く欄はあっても、時間を書く欄がありません。仕事がいつまでたっても減らない人（私）は、この時間を書く欄がないってのが、実は最高の「逃げ道」になるんですな。と同時に、こうやって3時を過ぎても仕事をやっているハメにつながる理由にもなります。

ToDo リストは使わず、その日にやらなければならない仕事は、すべてスケジュール帳に書くようにします。つまり、やることに対してちゃんと時間をアサインするわけです。となると、当然「どの程度の時間がかかるか」ということを見積もる必要が出てきます。この考え方が大切なんですね。この仕事はたぶん2時間ぐらいかかるだろう、とかね。そうしたら、その仕事は ToDo リストに書くのではなく、スケジュール帳にちゃんと時間をとって「○月○日の午後2時から4時までにやる」と入れてしまうわけです。そしてその時間は ２．に準拠し、何がなんでもその時間にその仕事をやるのです。

これを繰り返すと、やがて時間の見積もりの誤差も減ってきます。また、「前回は2時間でできたから、次は1時間50分を目指すぞ」というふうにがんばってもいいかもしれません。

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そうか、せめて「毎週月曜日の朝8時から30分間は、オルタナティブ・ブログを書く」とちゃんと自分に対してアポイントメントを取ったら、このブログの更新が滞るのを防ぐことができるのか・・・