社内報編集委員会を作るのは無理だと思ってたのに、気付いたらできていた話

あれ？　おかしいな、変だなーと思ったら、できてたんですよ。社内報編集委員会がいつの間にか。気付いたらできていたんですが、振り返ってみるとけっこう段階を踏んでいて。今回はなぜできたのか、再現するならどうやるかの話です。

編集委員会と言っても編集会議とかはやっていなくて、実態のない"社内報クラウド編集委員会"です。これから社内広報を立ち上げるとか、社内報編集委員会をどうやって作ろうか考えてる人とかに、そんな編集委員会の形もあるのかーと参考になれば幸いです。

社内報の記事は誰が書くべきか

まずは前提として社内報を作るところからの話ですが、社内報にはツールが紙だろうがウェブだろうが、文章を書く人が必要です。なので、誰が書くかというところが最初の問題です。

1. 外注してライターさんに書いてもらう
2. 社内報担当者が書く
3. 社内の有志に書いてもらう

といったのがよくあるパターンだと思います。組み合わせも含めて。特に紙の社内報は外注にしてるところが多いと思います。うちも紙の場合は外注して、ディレクションしていく予定です。

とは言え外注は予算があればの話で、ウェブの社内報だと厳しいと思います。うちも厳しいです。結果、たまたま編集記者の経験があった自分に白羽の矢が立ったわけですが、どの会社でも最初は経験者がやるべきだと考えています。

イケてる社内広報には必ず経験者がいる

今年に入ってからいろいろな会社を訪ねて、社内広報を担当されている方に話を聞いてきたんですが、やっぱりイケてる社内報を作っているなと思う会社は、担当者がライターや出版の編集など、何かしらの経験者です。

文章は誰でも書けるので経験者じゃなくても最悪できますが、やっぱり取材する技術とか記事を書く技術、読者に読ませる技術って存在するので、「こういうメッセージの出し方をしたいときはこういう文体で」「これくらいの文字数で」「こういう写真をこういうレイアウトで」って、すぐにイメージできる人と手探りの人では、圧倒的な工数とかクオリティーの差が出てきます。

最近、東洋経済オンラインの佐々木編集長が登壇するイベントに参加する機会があったんですが、「インターネットが当たり前になり、情報発信の場が増えている今だからこそ、企業自身の編集能力が求められてくる」というお話しをされていました。編集の経験って本当にこれから重要になると思います。

編集委員会を作るのではなく"成功体験"を作る

最初は社内報の担当者だけで記事を書いていたとしても、段々と会社から求められる質であったり量であったりが増えてきて、そのうちパンクして崩壊します。絶対に。僕らも昨年はウェブに360本くらいの記事を書いていて、来年も同じペースでやるのは無理だなと思ってました。

編集委員会を作ろうという話は昔からあったんですが、実行はされませんでした。それは社内の合意をとるのが現実的ではないと考えたからです。「広報の効果測定は永遠の課題」と言われるように、社内広報も誰もが納得できる存在意義、存在価値を提示するのは正直なところ難しいです。

経営陣が社内広報の意義を理解できていないと、アサインされる社員の質が悪くなり、結果として質の悪いアウトプットが出て、やっぱり社内広報なんて必要ないじゃんみたいな悪循環が発生します。売り上げとかはアウトプットの質が悪ければ、担当者に課題があるのではないかとなるのですが、社内広報の場合は担当者を通り越して、そもそも論で業務の必要性に目が行ってしまいがちです。

そこで、必要なのは"成功体験"です。社内広報に積極的な経営者たちは、絶対に成功体験を持っています。前職で素晴らしい社内広報があったとか、社内広報に経営課題を助けられたことがあるとか。社員に対しても同じで、数字で納得させられないからこそ、実体験としての成功体験を持ってもらうことが大事なのです。

最初は最上級の成功体験コースを味わってもらう

では、社員にどうやって成功体験を持ってもらうか。というところで、やっぱり経験者の力が必要になってきます。

例えば、新しく立ち上げたあるプロジェクトを社内周知したいから社内報で取り上げてほしいと言われたら、どういう取り上げ方をすべきでしょうか。インタビューやコラム、座談会の記事や会議の様子を記事にしたり、いろいろな手法があります。

僕なら、、、と説明したいところですが、長くなりそうなので割愛します。この部分はまた別の機会に。

大事なのは、社員に無駄な時間を使わせないこと

けっこう大事な部分を飛ばしましたが、成功体験を持って社内広報の意義や価値を理解してもらえたら、次は自分自身でその成功体験を生み出してもらうフェーズです。きっと、次はこういう記事を書いてほしいとか、インタビューしてほしいとかリクエストがいっぱい出てくるはずですから。

そこで、「この社員はモチベーション高いぞ」と思ったら、「寄稿してください」と頼みましょう。寄稿と言っても、最初は箇条書きでいいから文章を送ってくださいとか、スマホでいいから写真を撮ってもらうとか。その程度でいいです。"原稿をもらう"という行為そのものに意味があります。

もらったものを編集して、ちゃんと目的を達成するのに最適な記事にして出せば、社員はやって良かったと思うはずです。さらっと言いましたが、ただ記事を出すのではなく"目的を達成するのに最適な記事"を"社内広報チームが編集して"出すことが大事です。

とにかく社員に無駄な時間を使わせないこと。サポートに徹して、自分で書いても良い結果が得られたと、成功体験を次のレベルに持っていきます。視点として気を付けなければいけないのは、現場の人が書いた方が思いはより伝わるに決まっているので、寄稿は工数削減のためだけではないというところです。

隣の芝生は、青い

成功体験を持った社員が出現すると、それは好循環を生み出します。「あのチームがうまくやってるからうちも」とか「社内報ってそういう使い方をすればいいのか」とか「寄稿するのに完璧な文章じゃなくても大丈夫なんだ」とかとか。

しかし、社内広報チーム的には、この好循環に落とし穴があります。なんと、編集の手が必要な寄稿文が増えくることで、最初は工数削減になったと思っていても、最終的に工数は増えてしまうからです。ナンテコッタイ。

だからと言って質は落としたくないし、寄稿されたものをそのまま載せるとかは最悪で、自分で自分の存在意義を否定しているようなものだし......。となるので、寄稿してくれる人たちのレベル上げを頑張りましょう。地道にサポートして、記事を作るスキルを上げていくしかないです。

そして、この先に待っているのが、社内報クラウド編集委員会です。そこには嫌々やっている社員もいなければ、「こんな無駄なこと」と思っている社員もいません。全員が自分のやるべきことだと理解して、高いモチベーションでやっているはずです。

そういった社員たちのモチベーションを生かし、正しいコミュニケーションとしてのアウトプットをデザインするのが、社内広報チームのあるべき姿、仕事だと、僕は考えています。

ちなみに編集委員会って社内の声を聞いたり、各部署の意見を集約する場所でもあると思うんですが、社内の広聴活動がちゃんとできていれば編集委員会にその機能って必要ないのではと思います。無駄な会議を増やす可能性のほうが高そうです。

まとめ

・社内広報には経験者が必要。その経験者が、
・成功体験をやってみせ、サポートしながらさせてみせる
・させてみせたからには、責任をもってサポートする

こんな感じでしょうか。僕もまだまだうまくサポートできていないので、直近の課題として捉えています。ただ、やればやるほど、社内広報の意義を再確認できるし、奥深さを知り、やりがいを感じています。

偉そうなこと書きましたが、まだまだ半人前。どの会社よりもイケてるしヤバい社内広報にできるよう、引き続きガンバリマス。