プレゼン用の文書の書き方がいつも役に立つわけではない

» 2013/09/13

こんにちは。文書作成能力向上研修を手がける開米です。今日は珍しく本業の話でも書きましょう。
（珍しく、でいいのか？＞自分(^^ゞ)

先日、ある会社に勤める古い知人から相談を受けました。

実はこのところ部下の多くから「資料づくりが苦手」という声を聞くようになりました。
「資料にすべきコンテンツの整理ができていない」のと「コンテンツを伝わりやすい形に表す」のと、ひとによって苦手分野は違うようなのですが・・・

はい、そこを自覚せずにうまく行かずに悩んでしまっているケースはかなり多いですね。

大まかな流れは下記のように「状況把握」→「方針立案」→「行動提案」の3段階で考えることができます。
↓


「何が起きているのか、何が問題かを理解する」のが状況把握、
「どうしたらよいかを考える」のが方針立案、
「考えたことを提案して他人を巻き込む」のが行動提案、です。

そしてこの「状況把握」「方針立案」「行動提案」のそれぞれで、必要な文書の特徴が違います。

ここ10～20年ぐらいでしょうか、習得すべきビジネススキルとしてプレゼンテーション能力の人気が高まっていますが、プレゼンテーションというのは「行動提案」の段階です。プレゼンテーションの研修などに行くと必ず言われるのが、

誰に何を言いたいのかを明確にして
情報量を減らし
とにかくシンプルなメッセージで訴えろ

ということ。これはこれで正しいのですが、ただしこの3行はあくまでも「行動提案」の段階だから成り立つガイドラインであって、「状況把握」の段階で同じ事をやっても的外れです。

そして、「状況把握」段階がうまく行っていないのに、それ以後の「方針立案」や「行動提案」がうまく行くはずがありません。

そこで、「状況把握」「方針立案」「行動提案」のどこでしくじっているのかを見極めて適切な手を打たないと、最後の「成果」はなかなか出てこないのです。

したがって、「文書作成」と言っても、特に「状況把握」と「行動提案」のどちらに使うものかに応じて、違う配慮が必要になります。

・・・・（続く）