「歩留まり」探求

イベントやセミナーをやるときには、いつも「歩留まり」に悩まされます。歩留まりというのは、イベント／セミナーへの申込数に対する実際の参加数で、通常無料ものでは50～60%、有料のものでも100%を切ることがあります。

主催者としては、本来、申込みをいただいたからには、全員参加いただくことを前提に、会場や資料を用意しなくてはなりません。しかし、50%の歩留まりだとすると、半分は空席で、資料も半分あまってしまいます。言ってみれば、人数で掛け算になる部分の運営費は、そのまま2倍かかってしまうことになります。

これでは困るので、通常は、歩留まりを読んで、定員より大目に集客します。でも、50%前後で読んでいる歩留まりは、大きくぶれることがあります。何しろ、全員来ていただいた場合には、2倍になってしまうからです。そこで、　歩留まりをよくする手立てを打ちます。最近のイベントでは、廉価な参加費を頂いてとりあえず申込みを抑止する方法なんかもはやっていますが、やはり直前のリマインドメールなどで、あらためてご案内するようなきめ細かさがいいようです。こうした案内をこまめにすると、たとえ参加いただけない場合でも、事前にキャンセルのご連絡をいただけたりします。仮に、定員一杯だったとすると、もうひとり参加いただける方が増えることになるので、これはほんとにありがたいことです。

しかし、こうした努力をしても、当日の電車遅延や悪天候などはいかんともしがたいようです。先日結婚式なんかもやっているとあるレストランの支配人に聞いたところ、やはり最後は「気合」なんだそうです。雨が降るなぁ、と思っているとネガティブが伝染するので、てるてるぼうずを作って、絶対好転すると信じるんだそうです。

イベント屋としては、最悪の事態を常に想定しつつプランしますが、想定と心配は別ものなので、やはり気合ですわな。