スタンプを作成する機械が流行らないだろうか

自分の名前のゴム印を持っている人は少なくないと思います。あれをPCで自由に生成できるとしたら便利ではないでしょうか。今年はそのようなスタンプを自分で好きなように作る機械が流行すると思っています。

川上さんのエントリにある通り、日本にはハンコの文化があります。欧米的な考え方ではやる事がトップダウンに伝わるために承認が必要ありません。しかし日本的なシステムである「稟議」の仕組では末端の社員が上司に伺いを立てる形で意思決定が行われます。その過程で誰がどういった起案について了承を行ったかを記録するために書類にペタペタとハンコが押されます。

この行為自体は電子化することも可能です。ワークフローシステムを用いれば、書類が途中で紛失することもありませんし、承認途中で承認者が何かコメントを追記した場合に過去の承認者にメールで内容を通知するなどの便利な使い方も実現できます。見た目にこだわりたい場合は画面上に印影を表示するようにもできます。

また、紙の稟議ではハンコを押した順番が（なんとなく）時系列で並ぶことにより承認順序が把握できますが、システム化すればYYYYMMDD HH:MM:SSまで承認日時を把握することが容易になります。紙の稟議であれば途中の承認者が不在の場合などに、次の承認者が1人分の余白を空けてハンコを押しておき、不在だった承認者は後からハンコを押すという事も可能です。その場合最終的には途中で承認経路の入れ替えがあったことはわからなくなります。それを考慮したシステムを構築してある場合、そういった行為もすべて事実のまま記録される事になります。

ハンコ文化が根付いた社会では各人が自分のハンコを責任を持って管理するという前提によりどのように意思決定が行われたかという事実を残しておく事ができます。それとは別にハンコが負うオーソドックスな役割として、定型の文字列を肉筆で記入するよりも素早く簡単に記録するということがあります。こちらはハンコと言うよりもスタンプと言ったほうがしっくり来ます。

私は今年から来年にかけてこのスタンプが流行するのではないかと考えています。理由はJ-SOXなどの影響により企業で作成される紙の記録が増大すると予測されるからです。

紙の記録の良いところは、安価な割に改ざんやなりすましがしにくい点です。紙の記録は改ざん時に不自然さが残りやすく、病院のカルテや研究機関の実験ノートなど重要な記録を残す場面で今なお広く使われています。PCでの記録は、簡素なシステムに頼る限りは改ざんやなりすましが容易です。認証基盤やアプリケーションのセキュリティを高めれば紙よりも確実なシステムが構築できますが、その費用は安くありません。

紙の記録＝Excelなどの電子記録　＜　管理された紙の記録　＜　作りこまれた電子記録
　　　　　（←確実性は低いが費用も安い　　　                  確実だが費用が高い→）

結局のところ、コストパフォーマンスを考えて紙に肉筆で記録する作業が増えるという現象が発生しています。 紙の記録の改ざんの可能性は、お目付け役のいる前で記録を行いその場で捺印をもらう事を必要とすればある程度回避することができます。FAXの送信歴や備品の購入・廃棄履歴などの「残しておきたいけど、役に立ちそうにない」記録はこのようなルールを採用し、紙に肉筆で残すというところが多いようです。

ところが実際に運用し始めてみると、毎日必ず同じ宛先に同じFAXを送るようなケースがあることがわかります。宛先が少なければデフォルトとして欄を作っておいて丸印をつけるのも良いのですが、宛先の種類が多かったり、全社で共通レイアウトを使うことが義務付けられていて部署ごとにカスタムする事ができないような場合はそうもいきません。大企業ならばいっそのことシステム化してしまう事になるでしょうが、そんな余裕のないところではスタンプ作成機の出番です。

スタンプ作成機｜ＳＣ－３７０ｐｃ｜ブラザー
http://www.brother.co.jp/product/stamp/info/sc370pc/index.htm

このスタンプ作成機はPCと連携して360dpiの解像度でスタンプを作る事ができます。お得意様の社名や電話番号などをどんどんスタンプ化していけば業務の効率を上げる事ができます。SC-370PCの定価は約30000円と、それほど高くありません。

最近ハンコがとても安くなりました。特にインターネットで入稿して後日宅配便で送られてくるサービスはビックリするほど安いものがあります。（私もチタンの実印を1万円以内で手に入れました。）そういったサービスを使って定期的にスタンプを揃えていくのも良いと思いますし、得意先の入れ替わりが多い部署ではスタンプ作成機で自製すると便利だと思います。

システム化して保管したいほどの重要な記録ではない。しかしすべて肉筆で記録するのは面倒くさくて大変だ。という場合は古くからある日付スタンプと、自作スタンプを組み合わせて挑んでみるのはいかがでしょうか。

毎日のように同じ文字列を書く書類があるとしみじみ欲しくなります。スタンプ作成機。