TODOリストに頼らず仕事を予定通りに片付けたい

だんだんトシとってきて、記憶がすぐ揮発するので（苦笑）、マスター管理しているTODOリストにとにかく備忘録的にTODOを書くようにしていますが、それでもなかなか思い通りには予定は終わらず、結局自分がやりたいことが多いのか自分がやれると思っていて実際の力量が足りないのか、悩む毎日ですが・・・

体調不良でしばらく仕事をおざなりにしてしまったので、リカバリーモードにいる私の場合、ここしばらくはTODOリストに頼らずに「本能から思い浮かぶTODOをとにかく片っ端から処理」することに専念しています。

もともと、優先順位をいろいろ工夫することに否定的なのですが、というのも、自分の素直な評価でTODOに優先順位をつけると、結局大半が「優先」になってしまう(苦笑)。だから私の基本は、「思いついた順にTODOリストに書き加え」「リストの順に処理」です。

新入社員のときに、TODOリストの重要性と、作成し運用する習慣をたたきこまれて20年超。昔よりリストは上手に作れますが、だからといって処理が予定通りに終わるわけではない。

いっそTODOリストなんて作らなくていいのでは？

・・・それは言い過ぎ（笑）。でも備忘録としては非常に重要だけれども、リストを作る・更新すること自体が仕事になってしまうと、本末転倒。。。

持論の5分インターバルを8時間勤務で計算すると40分のその時間は大体TODO管理にすべて消えてしまう。順序や調整に悩むとあっという間にそれをオーバーすることもあります。

むしろ、その40分を本来の仕事を片付けることに充てたい。

そう思って、最近は前日夜に最新化したTODOリストを、当日就業前の朝いちばんでちょっとだけ見直し、自分の頭の中に何をどういう順番でやるか、リストの優先アイテムだけ記憶に留めたら、あとは振り返らず一気にそれがクリアされるまで邁進。もし別のTODOが発生してしまっても、それはリストの一番最後に書きとめるだけにしておき、もともとの予定に専念。とにかくインターバルもできるだけ本来のTODOのバッファに使えるように、集中集中。

では、発生した別のTODOが気になってしょうがないときは？

そんなに大事なら、今、片付けてしまおう。今やるべきものなら。そうでないなら、詳細一部忘れてもいいからリストの一番最後に書きとめるだけにしておき、もともとの予定に専念。どうせあとで終業時にリストをふりかえったときに忘れてしまっている留意点なんて重要じゃない。そう割り切っています。TODO＝仕事の真の優先順位なんて、そのTODOの処理時間の長さや影響範囲の大きさ以上に、自分が最初に「優先的に思いついた順序」で処理していった方が、中長期的にみたらはるかに効率的だと思います。

確かに、外部から強制的に割り込みされたTODOもありえるわけですが、それは無視できない＝すぐやる、できるだけ早く片付けてしまう、ことに集中すべきですし。早く片付けて本来のTODOに戻ろう。そう思ってとにかく「シーケンシャルに」進めていきます。

TODOを手書きで運用していたときは、毎日リストを書き換えていましたが、最近は「メモ帳」にフラットに「思いつき順に」書き込むだけ。終わったTODOを消していく。消されたTODOが消え、残ったTODOが順次繰り上がっていく。それで運用しています。

事務的な作業の例えですが、ごぶさたしていた取引先にメールを書くにしても、基本文を15分で作成して、それを各取引先にアレンジしながら各アドレスに宛ててメールしていく。それを３０の取引先に1時間で送ろうと思ったら大変な作業です。結構立派な仕事（？）。丁寧に書かないと目的は達成できないし、かといって同じ文章部分は共有・再利用して効率化したい。そういう工夫に時間は使いつつも、とにかく今日一日のTODOと決めたことをできるだけ早く終わらせるために、余計な邪心をふりはらい、終業時の「終わった！おつかれさまー」を迎えるために、走り続けます。

ただ現在の場合、次男を遊ばせていたら左手小指を負傷して、SHIFTやCTRL、TABキーが押しづらいのが、今一番の苦悩です・・・