「この提案、獲りたい！」営業活動の基本７．「提案書はデザインについてはもちろん表紙・目次も手抜きしないこと」

先日のエントリで紹介した通り、営業活動の基本知識について、キーワード別にその内容についてより詳細に解説をしています。

「提案書はデザインについてはもちろん表紙・目次も手抜きしないこと」

・     ドキュメントは表紙も目次もその作成のために時間＝オカネがかかっています。これを忘れちゃいけません。不肖も自分の意図とは別に自分の単価がどんどんあがっていって、それこそ表紙と目次を書くのに何万円～何十万円もかかることになってしまってます。

・     昔或るプロジェクトで基幹システムの基本設計書を10名くらいで書きあげました。納品額は1億円。大体200ページでした。私は仲間にいいました。「この設計書は1ページ50万円の価値を持つ貴重な成果物である。これからは表紙や目次にも手を抜いちゃダメだ。その2枚だけでも100万円の価値がある。」実際には平均値で語るのはどうかとも思いますが、いずれにしても一番最初にお客様が目にする2枚ですから、手抜きしちゃいけないのは明らかだとは思えませんか。

・     デザインにこだわる習慣をつけていくと、ささやかながらいいことがあります。特に「パワポ」で文書作成するときは、常に共通のテンプレート、デザインポリシーを使うことで、後日使い回しでスライドの切り貼りをするときに、スライド内の図形等オブジェクトの色やサイズが不用意に変形・変色する事故が少なくなります。常にテンプレート様式や描画する文字・図形のサイズ、書体、配色に気を遣ってデザインを共通化していくと、ほんとに「加工」処理の効率がぐっとあがりますよ。

・     表紙と目次に気合を入れておくと、プレゼンのとき、いろいろ活用も容易になります。冒頭の挨拶や今日の提案主旨、目次構成や会議の達成目標、等々を説明する間、多くはお客様に表紙か目次を見ていただくことになります。ささいなことの域ではありますが、ここで「なかなか凝った表紙／目次だなあ・・・」と感心させることは少なくとも損にはなりません（注）。挨拶文も効果的です。そのスライドに「謝意」や「今日の目的」「提案姿勢」等が伝わるのは当然良いことですし、ある意味あいさつ文は一見相手に読み飛ばされがちですが、工夫を凝らすと一転、「ふーん・・・」と頁をめくらずにちゃんと読んでもらえることも。不肖の場合、自己の作文能力、言葉遣い、文字の量、大きさ、等々の配慮がどのくらい自然に相手に伝わるかをこの頁でチェックし、以降の本編での話し方に作戦変更が必要かどうか調整をするようにしています。

・     総じて、我々業界で自然に用いる通常のフォントサイズはお客様がもともと希望していた大きさより小さくなってしまっていることが多いのだそうです。できるだけメッセージを詰め込みたいがためにそうなるのだと思いますが。もちろん大きすぎるのもいけません。言葉悪いですが「頭悪い」とみえるそうです。昔何度も言われました。バランスが大事です（そういう結論かよっ！と突っ込まないでください^^;）。

（注）昔、サーバー障害があまりに多いのでメーカーの営業さんを呼んで、表紙を「真っ赤に燃え盛る炎」にして対策を請う資料を作成してプレゼンしたところ、周辺の人達から伝説の資料として^^;当分の話題を独占しました。もう10年以上前なんですが、今でも関係者は「あの表紙はすごいな。二度と忘れないと思う」と言ってくださいます。。。