私は用途ごとに複数のメールアドレスを使い分けてます

オルタナブロガーの加藤恭子さんの「どうしてメールが役立たない現象が加速するのか」という記事を読みました。確かにスパムも含めてメールの量が増えていて、重要なメールが埋もれやすく、メールが使いにくくなっている面はあるかもしれません。私個人としては、最近はスパムフィルターの精度もあがってきているので、一時期よりは状況がよくなっているように感じます。

加藤さんはできるだけ一つのメールアドレスで受けたいと書いてらっしゃいましたが、私は用途ごとに複数のメールアドレスを使いこなしたほうが便利だと思っています。これはどんな仕事をしているかにもよると思いますが、私の場合は複数の会社や団体、プロジェクトンなどに関係しているので、たとえば会社用のアドレス、Histy用のアドレス、eQuiz用のアドレス、自分史活用推進協議会用のアドレス、一旗会用のアドレスなどを使っています。会社用のアドレスでも、一般からの問い合わせ用のアドレスと、知り合いとのビジネス用のアドレスを分けていたり、個人用のメールアドレスでも、メルマガ用、メーリングリスト用などを分けていたりします。

メールアドレスを複数使い分けることの利点は、メールが用途ごとに整理しやすいことや、メールアドレスごとにチェックの頻度を変えたりできることです。たとえば重要なメールアドレスに来たメールは1時間ごとにチェックして、メルマガ用のは1日1回チェックすればいいというように。

ちなみに私は、メールソフトはジャストシステムのShurikenシリーズを使っていますが、これはメールごとに「あとで読む」「あとで返信する」といったToDoを設定したり、メールアドレスごとにテンプレートをつくれたりして、とても便利です。

それぞれのメールアドレスに来たメールは、すべてGmailに転送するようにしていて、特定のメールアドレスに来た過去のメールを検索したい場合はメールソフトで、すべてのメールから検索したいときはGmailを使っています。自分が受けるメールについては、これでほとんどストレスなくメール処理できています。

自分が出したメールの返事が返ってこない場合は、早く返事がほしいときはFacebookのメッセージを使ったり、電話したりすればいいだけなので、そんなに気にしていません。それでも、返事が必要なメールが来たら、なんらかの返事を24時間以内には返すという心がけは、ビジネスをしている人なら持っていてほしいと思います。