つまらない会議をワクワクさせる方法
今日から何回かにわけて、「つまらない会議をワクワクさせる方法」を紹介します。皆さんの会社には様々なたくさんの会議があると思います。
- フォーマルな会議
- インフォーマルな会議
- ２人だけの会議
- ５、６人の会議
- 場合によっては１００人以上の会議
など。また仕事中も、何かって言うと
「会議しよう」
「決まっている会議だから出てください」
「会議がたてこんでいて…」
など、会議をすることが仕事の目的になっていませんか。特に管理職以上になると、本当に会議って多いですよね。まさに一日の大半が会議という方もたくさんいるのではないでしょうか。イギリスのある調査によればマネージャー以上の６５％の時間が会議に費やされているようです。日本ではもしかしたらこれ以上かもしれませんね。
皆さんの仕事の大半の時間を割いている会議ですが、会議に参加する皆さんは、「会議をする」ことはつまらない、場合によっては退屈である、という感覚、先入観を大勢のみなさんはお持ちではないでしょうか。また実際の会議も次のように言わずもがなです。
- ひたすら上司の話を聞いている会議
- 一言も発言する機会が無い、また発言したくない会議
- その場で上司に怒られて気まずい思いをする会議
- 集まったメンバーがバラバラなことを言っていて何のための会議か分からない会議
- 何時間も話し合ってもまったく結論がでない会議
- とりあえず招集されたがなんの会議かわからない
など「会議」という言葉の印象は決して良いものではないと思います。
それではそのつまらない会議を楽しくする、ワクワクするもの！にするにはどうしたよいでしょうか。まず、皆さんの数えきれない会議の経験の中で楽しかった会議、ワクワクした会議を思い出してみましょう。例えば、
- 皆で最後に結論が出せた会議
- テーマに対して、互いに意見を言い合えて盛り上がった会議
- 皆の夢と希望を語り合えた会議
などのその時の気持ちや状況を思い出してみてください。つまらない会議とワクワクする会議の違いが分かれば、今の会議を反省して、次から会議を楽しくすることができます。
会議をする以前に、会議に対する漠然とした不安感を無くすにはどうしたらよいでしょうか。たいていの会議は情報不足のため参加者が不安を感じています。会議をする前に会議の趣旨、内容などを主催者は参加者に必ず伝えましょう。それだけで、会議は、「よくわからなくて嫌なもの」から、「内容が予測できて心の準備ができるのもの」になります。人間の心理として、状況がよくわからないと不安になるものです。状況を把握できれば、その不安に対処できて、さらにどのように振る舞うかというワクワク感が生まれるものなのです。
- 会議の目的を決める（何を皆で決定したいのか、コンセンサスをとりたいのか、はたまた何に対して意見を言ってほしいのか、など）
- 目的に基づいた会議のアジェンダを事前に作り、参加者に必ずメールなどで共有しておく。（アジェンダはできるだけ会議の内容が分かるような詳細ものが望ましい）
- 会議のファシリテーターを事前に決めておく。（ファシリテーターは会議を上司の一方的なプレゼンの場から救ってくれます。）
- 会議の終了時間を決めておく（加えて終了時間までに最低限何を決定するかも）
- 継続した会議であれば、前回の議事録は必ず共有しておく（それ以前に議事録、またはもっと簡易な議事メモさえ、とっていない会議もたくさんあります。）
以上の５つの常識的なことさえ、できていない会議もたくさんあります。まずはこのような会議の基本常識を事前に主催者が実行して、皆に共有するだけで、参加者は会議に対して最低限の心の準備ができるのです。そして心の準備ができると、次にどのようにその会議にのぞんだらよいか、振る舞おうか、というポジティブな考えが生まれて来ます。ポジティブな考えはワクワク感を生みます。ここまでいくとその会議にのぞむことが少し楽しくなります。
加えて、会議の内容がわかってしまうと、つまらない会議を止めるというやり方もあります。例えば以下のような会議は、よく考えればなくせる場合があります。
- 安易に招集される会議→会議室に集まる必要がないのでは？
- 形式的な会議→（過剰な進捗会議など）
- 情報シェアのための会議→（今の時代、社内ポータルなどを活用するべき）
（以上は一部「Read this before our next meeting /アル・ピタンパリ」より）
会議を楽しく、ワクワクしたものにすることと合わせて、つまらない（いらない）会議をなくすことも同時に考えると良いと思います。その時間をもっとワクワクしたこと、何かを企画するとか、改善するとか、もっとワクワクした会議をする時間にあたられます。
それでは、次回はいよいよ、会議をワクワクしたものにするための具体的な方法をご説明します。