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参加しやすい壮行会とは?幹事へのアドバイスはどうすればいいの?イベントについて考えてみた

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先日、ある壮行会に裏方兼参加者として関わりました。

なんだか秋ってイベントが多いのですよね。マーケティングの専門家によれば、年度末までに検討してもらうことを考えるとこのタイミングで発表ということになるらしく、新製品の発表もセミナーも大量にあります。海外では新年度の始まりという事でキックオフの会議などもある模様。とにかくあらゆる人が忙しく飛び回っている時期です。

そんな中の壮行会ということもあり、以下を考慮しました。

  • 参加の可否は当日で良い。ドタキャンOK
  • 会費が4000円とか決まっていなくて、自分の飲む分、食べる分と主賓の分を少し負担すれば良い(お店のお通しもなし)
  • その人の勤務先や仲の良い人たちの勤務先から移動しやすい場所にする
  • シナリオなどなく、自由奔放な気取らない場にする
  • 2時間で追い出されない場所にして、遅れて来た人も楽しめるようにする
  • 次に誰かが幹事をするときに敷居が高くなりすぎないよう、あまりオーガナイズしない感じにする

有名人が集うパーティや、著名人と名刺交換が出来る会などは、外部から冷やかしのおかしな人等が入らないように意図的に会費を高くするという方法があります。でも、仲間内の気の置けない会であれば、とにかく参加しやすく、緩くするほうが大事かなと。

そんな条件で使えるお店は少ないかもしれないですが、今回も赤坂の泡組の2階を利用させてもらいました。多分半年ぶりくらいなのですが、パワーアップしていて、2階にいてもキャッシュオンデリバリで注文が出来るようになっていました。そしてメニューはメニューの写真が入っているiPadでした!

事前にFacebookでイベントを作り、そこにお店の方にも入っていただき、最終人数を確認いただくという流れでやってみました。お店の方もネットのリテラシーが求められる時代になってきたと思います。以前タウンクライヤーでイベントをしたときもこの方式にしたので、お店の方には刻々と変化する人数がすぐに伝わり、うまく連携出来ました。

その会場で、ある人と幹事とイベントの話になりました。どうしても幹事をした事がない人は、手間や実現の可能性を度外視して、話が進んでから「イベントを最大限に良くするための方策」を出してくるのだが、結局の所その人が何か行動してくれるわけでなく、ある程度決まっているときにそれを覆すアイデアだと、それがかえって実現の足かせになってしまうことがあるという話でした。

これはなかなか難しい問題です。アドバイスをしてくる人はよかれと思ってしているので・・・

自分も他の人の仕切りのイベントで「すごい!」と関心することもあれば「もっとよくしたい。ちょっと口出ししたい!」と内心感じて、おせっかいの虫が騒ぎだす事もありました。実は今まではそこで口を出してしまう事もあったのですが(すみません)、手伝えないのに口を出す事の弊害が見えて来てからはあえて黙っているようにしています。

何か良いのかわかりませんが、門出を祝いつつ、幹事についてもいろいろ考えたひとときでした。

(プライバシーを考え、壮行会の中身については念のためここでは触れないでおきます)

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