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スケジューラー&設備予約システムの要件

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 丸山さんが昨日のエントリーでスケジューラについて書かれていた。なんでもけんじろうさんからのリクエストらしい。面白い内容だとは思ったのだが、ちょっとあんまりにもさらっと流されたのでなんだか物足りなさを感じた。そこで、昔の案件でスケジューラやら会議室予約やらの機能要件やパッケージ比較をやった時のことを思い出して、私なりにスケジュール管理システムの要件を整理してみることにした。

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・個人スケジューラーについて

  • 登録機能
  • 繰り返し登録機能の有無
    スケジュール登録の最小時間の単位
    登録時に内容(例:社内打合せ/社外打合せ)などの区分登録の可否
    同時間帯の重複登録の可否
    登録時の設備予約との連携の可否
    各スケジュールについて公開/非公開の選択可否
    全ユーザ共通のスケジュール(休日など)の一括登録機能の有無

  • 通知
  • スケジュールの登録、変更、削除されたときの通知機能の有無
    通知に対して参加、不参加等の意思表示を返す機能の有無
    スケジュール開始前のポップアップ通知等のリマインダ機能の有無

  • 印刷
  • 印刷の向き、サイズや範囲、表示項目などの指定
    日、週、月、数週別の印刷レイアウト
    プレビュー機能の有無

  • 検索
  • 登録済みのスケジュール、設備などの検索機能の有無
    重複確認、空き時間検索機能の有無
    アクセス制限 代行機能の有無

  • レイアウト・表示
  • 予定を時間を軸に帯状で表示
    スケジュールを登録ユーザ名のが表示
    1日、週間、月間、グループ表示の切替表示
    参加/不参加、回答済み/回答未済の色やアイコンによる視覚判別

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・グループスケジュールについて

  • 情報共有
  • グループスケジュールの登録・変更・削除機能の有無
    各ユーザによる個別グループの作成機能の有無

  • レイアウト・表示
  • 同時にX名以上のグループスケジュールの表示可否

  • 印刷
  • グループスケジュールの印刷レイアウト

  • 検索
  • グループ内メンバーの共通空き時間の検索機能の有無

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・設備予約

  • 登録
  • スケジュールと完全に一体ではなく独自に登録可能か
    繰り返し登録機能の有無
    設備予約登録の最小時間の単位はx分以内
    予約状況でのステータス(空き、予約済、未承認、承認、完了)管理可否
    登録時に用途などの区分属性の登録可否

  • レイアウト・表示
  • 設備毎に日単位、週単位、月単位の表示
    予定時間を軸に帯状での表示
    予約状況の色やアイコンによる視覚判別
    複数設備の表示が可能か
    誰が、何を、何時、予約しているか、というビューの有無

  • 検索
  • 設備、空き時間検索など検索機能の有無
    自分自身が行った予約を一覧表示

  • 設備管理機能
  • 設備リソース(会議室、備品、車両)のグループ管理化可否
    設備の情報(会議室の収容人数、机、椅子の数など)の登録可否
    設備を利用するにあたっての注意事項などの登録可否

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・その他共通的機能

  • 一定期間経過後のデータの自動削除やアーカイブ機能の有無
  • データのエクスポートやインポートの機能の有無
  • 携帯電話からのアクセスやPDAとのシンクロ機能の有無

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 どうだろうか、こうやって書き出してみると案外スケジューラーひとつとっても結構要件はあるものだ。ただしかし、確かに丸山さんもおっしゃっているように機能の有無や可能か不可能かという判断で○×表を作ってパッケージを選ぶのは不毛だし、あんまり賢いとは言えない方法だと私も思う。

 できるなら自分で一定時間試行して使ってみたりして、これらの要件をベースに最も使いやすく見やすいスケジューラを選んだほうが失敗は少なそうだ。

Comment(2)

コメント

吉川さんお久しぶりです。ブロガーでの活躍、凄いですよね。吉川さんを目標にブロガーの道、頑張ります!コメントはあっさりし過ぎましたか、失礼しました。
スケジューラー&施設予約の要件を、詳細に列挙していただき有難う御座います。一点の曇りもなく、完璧な纏めでした。
最後の”一定期間試してから決めろ!”との指摘まさにおっしゃるとおりですよ、同感です。
良くお客様からは製品を横に並べて、機能比較の○×をつけ、それをポイントにして集計し、最後に選定をする方々がいらっしゃいますが。
”うーん悲しいな”って思います。乱暴な意見ですが、どの製品もそんなに大きく機能が異なることは無いと思います。投資金額や運用管理を当然考慮した上で、私は決定者の感性に任せるべきと思っています。その感性を身につけるには現場100回ではないですが、徹底的に現場から何を要求してきているのか?何をスケジューラーで社内の情報を流通させるべきなのかを、考え抜いて欲しいと思います。又、良くあるのが経営層のスケジュールはその人個人が運用するよりはやはり”秘書権”を持った方での実運用になりますし。一般社員でも職種等によって様々な要求があるわけなんですけどね。そこまで突っ込んだスケジューラーだとノーツで開発すれば良いと思うのは言いすぎでしょうか?
でも多くの企業のスケジューラー活用はシステム手帳の範囲内ではないかなあって、思います。・・・・どうですか?

丸山さん、お久しぶりです。
>スケジューラー&施設予約の要件を、詳細に列挙していただき有難う御座います。一点の曇りもなく、完璧な纏めでした
 いえいえ、ここに纏めたのは、既に何年か前に経験したプロジェクトベースで、しかも商売的にも延髄部分は隠してしまいましたので、完璧な纏めでは全然ありません。
 例えば、他人の登録したグループスケジュールの細かい取り扱いの要件や確保した施設の占有度合いによる課金の為の集計の要件なんてのは外していますから・・
 だから、結局要件なんてケースバイケースで粒が違うので一概に比較表で製品選定するなんて愚の骨頂だと思うわけです。このあたりは別のところ(ITmediaのエグゼ向けSNS)に書きましたのでそちらをどうぞ。

>そこまで突っ込んだスケジューラーだとノーツで開発すれば良いと思うのは言いすぎでしょうか?
 ここはノーコメントです(笑)でも、
>でも多くの企業のスケジューラー活用はシステム手帳の範囲内ではないかなあって、思います。
 いえいえ、システム手帳以前で行き先掲示板で充分な会社が全体の3~4割です(爆)

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