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会議は6名で行え!(会議ファシリテーション)

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前回は、会議ファシリテーションにおいて最も重要な「事前準備」について書きました。
今回は、実際の会議進行についての事例をお伝えします。
事前準備においては、事前に会議の主旨と目的、GOALについて参加者にEメール等で
連絡をしておきます。参加者は会議に必要な資料やデータを準備して参加してきます。
会議が始まりますと(良い会議の場合)参加者は積極的に自分の資料説明や考えを説明したくなります。

ここでの注意点は、参加者の意思のままに進行させていくと、

最終GOALに近づかないということです。
そこで、私が行っている進行上のテクニックは、

最初に「議論の流れを目的に近づくように誘導する」ことを行います。
具体的には、司会進行を私が行うのですが、定量的なデータ説明を私が行うのです。
先月の売上?、先月の客数?、先月の契約率                                  又、それぞれの数値の直近までの数値推移等です。
今の会社の状況をまずは説明し全員に正しい状況を確認してもらいます。
その上で、参加者から事前準備しておいてもらった報告を行っていくのです。
この最初に、定量データを説明することは会議進行においては使えるテクニックです。

次に、会議ファシリテーションにおいて重視していることは、                                               「会議参加者の全参加です」
当たり前のようなことですが、会議を行っていると、発言しない者が必ず出てきます。
そういう人立ちほど、会議終了後に「ホントウは、○○だと考えている」「納得できない」等の
不平不満を漏らしてきます。
そのため、会議ファシリテーション上、必ず全員に意見を求めるようにしています。


そうなってくると、会議の参加人数がポイントとなってきます。
「発表会」形式での会議であれば数十人参加することも仕方ないのですが、
何かを決定する会議の場合では、                                             参加者による意見の収集⇒積極的な行動変化へつなげるためにも、
会議における発言量が重要となります。

理想的な会議の参加人数は6名だと考えています。
6名以上の参加人数となる場合は、6名単位でのユニットを作成し、
ファシリテーターをユニット毎に1名参加させ、会議進行を行います。
ファシリテーターが中心となり、議論を適度に脱線させていきながら、
参加者の意見を収集していきます。                                              6名ですと発言者のストレスも軽減され積極的に発言するようになります。
理想を言えば、会議の机の上にはペットボトルの飲み物と軽いお菓子もあるとより良い雰囲気になります。

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