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キングジムファイリング研究室の野原淳です。情報を収集し、蓄積し、検索し、作成し、活用する一連の流れを、便利に、楽しく、速やかにする整理のしかたや工夫、便利なツールなどについて私の考えを書いていきます。コンサルティングでは話さない、小さな改善や未完成のアイデアなども紹介したいと思います。

ファイリングしている時間はない?!ファイリングしないから時間がないんだ!

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【ファイリングは、失われた時間を取り戻せるスキル】

ファイリングは時間を生み出します。 失った時間を取り戻してくれるのです。

ファイリングといっても、1時間も2時間もやる必要はありません。 その日1日、元に戻しきれなかった物を、元に戻す、 タイトルを付けられなかったものにタイトルをつけてやる、 積み上げてしまった書類を立てる、 捨てるものと要るものを選別できていなかったものを選別する... そんな程度のことです。

毎日10分程度で良いんです。

この10分が効いてきます。

いや、毎日10分もやったら、1か月くらいでやることがなくなっちゃうかもしれません。

その程度の時間もない、ということはないでしょう。

この10分を惜しんで仕事を進めても、10分間、ただその分仕事が進むにすぎません。 1倍です。大した進行度合いではありません。

それどころか、ここであなたがファイリングをしなかったために、他の人に書類探しをさせることになってしまったら、組織として見ればマイナスです。

しかも書類探しは、重要度は低いですが緊急度は高いため、他の仕事を止めてでもやるしかありません。 時間だけでなく、止められた他の仕事の商機を失うかもしれないのです。

でも、ファイリングは緊急性は低いので、やる時を選べます。さらに、その後の書類さがし毎回毎回を短縮してくれます。

共有ファイルに対してあなたが10分を投資したなら、その効果はさらに大きなものとなります。自分だけでなく、他の人の書類探しの時間までも削減できるからです。 組織全体で見たとき、かけた10分の何倍もの時間を取り返せるのです。

そうすると、余裕が出てきます。 ファイリングする時間はもちろんのこと、考える時間、振り返る時間、予定を立てる時間、準備をする時間、お客様と接する時間...。

そういうものに再投資できるようになります。 これらのことはファイリング同様、更に時間を生み出します。

【失敗を恐れるな、チャレンジの先にはプラスしかない】

ファイリングしたくない、というのはおそらく失敗を恐れる心理があるのではないのでしょうか。

やったけどうまくいかなかった、続かなかった、続かない自分をさらしたくない、自分のやり方が通らなかった...

それとも、難しく考え過ぎているか。

そんなことを恐れて、手っ取り早い理由として、「時間がない」と言っているような気がします。

でも、失敗は現場で実際に得た貴重なデータです。だからそれを活かせば成長になる。 やめたらそれこそ本当に無駄になってしまいますが、活かして次に成功を収めたなら、前回の失敗など単なる通過点でしかなくなります。

チャレンジした人に与えられるのは、成功か成長のどちらかです。いいことしかない。でも、 逃げれば何もない。

どんな形でもいいんです。 ファイリングは必ずプラスになる、それは間違いありません。組織に合ったやり方を探せるか、問題はそこだけです。

1日10分、あまり複雑に考えず、気楽にできることから時間投資というチャレンジの時間を作ってみてください。

それでもちゃんと変われると思います。

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