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キングジムファイリング研究室の野原淳です。情報を収集し、蓄積し、検索し、作成し、活用する一連の流れを、便利に、楽しく、速やかにする整理のしかたや工夫、便利なツールなどについて私の考えを書いていきます。コンサルティングでは話さない、小さな改善や未完成のアイデアなども紹介したいと思います。

経営者意識を目ざめさせるファイリング

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 どうしてファイリングしなくちゃいけないの?
 人の机の上のことまで、会社に口出しされたくない...。
 自分しかこの仕事をしていないのだから、そもそも共有する必要性を感じない。


 皆さんこんにちは。キングジム、ファイリング研究室コンサルタントの野原です。

 ファイリングを推進する際、このような意見が出てくることがよくあります。推進する側は、この反発に途方に暮れてしまうことも多いのではないでしょうか。よくいただくご相談内容にも、テクニック的なものと同じくらい、「どうやったら周りに協力してもらえるか」といったものがあります。

 その際のキーワードは、ファイリングは組織目線で、ということです。視点を変えれば、ファイリングの意味も理解してもらえるのではないでしょうか。


【ファイリングは組織目線で】

 経営者目線と言っても良いでしょう。仕事をするうえで、経営者意識を持つことは良いこ とであるということは、よく言われる事実です。

 ファイリングテクニックを自分の効率化のために学びたい、という動機もよくうかがいます。もちろん、入り口としては全く問題ありません。

 しかし、自己完結しようとしているのであれば、そこはどこかの段階で考えを変えていただかなければなりません。個人がぞれぞれのファイリングを始めてしまうと、一つの組織の中にたくさんの個人ファイリングが生まれ、引き継ぎ時や緊急時に膨大な時間をロスします。組織全体で見たら、これは大変効果の低い施策になってしまいます。ひどい場合は個人ファイリングをすることによって得られた効率よりもロスの方が大きくなっているかもしれません。

 自分目線で考えてしまうと、何が綴じてあるか覚えているから見出しはいらない、しまった場所は覚えているからファイル管理表は時間の無駄、などと言う意見が出てきます。

 書類は組織のものなので、いつでも組織の中に戻せる状態でないといけません。ファイリングはいかに書類を減らせるかが勝負になりますので、最終的には組織での共有が不可避なのです。また、本人不在のときでも別の人が代わりになれるようにしておくべきです。自分目線だと気づきませんが、あなたがいないときに、周りの人はあなたのファイリングの仕方に困っているかもしれません。

 また、仕事は担当者を選んで入って来るわけではないので、常に仕事量は不均等な状態になります。情報を共有化できていないと、手の空いている人に即座に仕事を分担することができず、仕事の不均等は自然の解消を待つ他なくなります。

 仕事が他に回せなければ、例え50人いる会社でも1人の担当者がボトルネックになってしまいます。周りの49人の手が空いてるのに、です。

 組織者目線で考えればありえないことでも、自分目線だとこの非効率に気付きません。そしていつも「自分は忙しい」と言っているのです。

 そう考えると、ファイリングの効果を最大化させたいと思ったら、常に組織全体の効率で考えなければならないのです。それが、ファイリングの本当に目指すところです。

 ファイリングは、組織全体を見る、経営者の視点を養うことができるんですね。

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