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キングジムファイリング研究室の野原淳です。情報を収集し、蓄積し、検索し、作成し、活用する一連の流れを、便利に、楽しく、速やかにする整理のしかたや工夫、便利なツールなどについて私の考えを書いていきます。コンサルティングでは話さない、小さな改善や未完成のアイデアなども紹介したいと思います。

そのファイルを選んだ理由を相手をウンザリさせるくらい語れますか

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 皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室、コンサルタントの野原です。

【今回もまたまた道具の話!】
 皆さんは今、どのような仕事をしていますか。
 お金を頂いている以上、皆さんはその仕事のプロです。プロ意識を持つことが重要だと、私は思います。
 「プロ意識」を自分にも、周りにも感じさせる方法はいろいろあると思いますが、今回はその一つとして、道具を見てみましょう。

 その前にちょっと余談。

 プロ意識は周りに見せびらかすものではない、というお考えは私も納得できます。しかし、そうお考えでもプロ意識のある人は立ち居振る舞いや仕事のしかた、机の上などにそれがちゃんと表れています。周りの人やお客様はそういう所を見たり感じたりして、やっぱり信頼感を持っています。
 結局、故意に見せようとしなくても、プロ意識は隠せるものではありません。

【プロは道具にこだわる】
 前にも書きましたが、私はクルマが趣味です。そして自分のクルマはできるだけ自分で整備したいと思っています。
 自分で作業をしていつも思うのは、「仕事は道具が半分」ということです。
 横着して、手元にある適当な道具を使ってもできますが、時間がかかる上にその出来栄えはたいてい残念なものになります。
 しかし、ちゃんとした道具を使うと、その精度は格段に向上するのです。いい仕事にはいい道具が欠かせない、ということです。

 自分は何をしたいか、そのための道具はどのようなモノがあるか、それを正しく使いこなせるか。
 これを知り尽くしていることは、プロとしてとても大切なことだと思います。

【文具は事務仕事のプロの道具】
 ビジネスを進めるうえで、書類を扱うことは避けられません。書類は仕事そのものだからです。
 デスクワークで使う道具は文具という安くて身近なものばかりなので、特別なものとしてとらえていないのかもしれません。
 しかし、自分のやりたいことを理解し、適切な道具を選び、それを正しく使えば、やはり結果は違ってきます。
 机の上はきれいになり、仕事のスピードは上がり、正確さもアップします。

【今使っているファイルを選んだ理由は?】
 さて、例えばファイルです。ファイルは書類を綴じる道具です。
 書類は、組織として行ったことを証明する唯一のツール。ないがしろにするわけにはいきません。
 その書類を綴じるファイルを、今一度振り返って見てみて下さい。どのような理由でそれを選んだのでしょうか。

 「特にない」
 「安いから」
 「たまたまあったファイルに綴じた」
 「会社でこのファイルと決まっていて選択肢がない」

 このような理由だとしたら、書類の使い方に合っていない可能性があります。道具が使いづらければ、仕事の精度は低下します。
 皆さんはこのことを看過してはいけないと思うのです。「おかしい!」と異を唱えるべきなのです。
 この書類はこう使われるのだから、それに合ったファイルを選びましょう、と。

 ファイルは毎日使うものです。使いづらければ皆さんがビジネスをする上での抵抗となります。
 どうせ文具なんてこんなもんだ、とか、諦めてしまってはいけません。
 書類を扱う、ということは誰もがやることのせいか、あるいは文具が身近すぎるせいか、道具選びの基準が価格だけになってしまっている気がします。しかし、書類の使い方に合っていない道具を使った結果はやはり中途半端です。それに慣れてしまってはいけないのです。

 仕事の一環である以上、プロ意識を持って、今一度使う道具を見直してみましょう。

【文具について相談できる人はいるか】
 文具と言うと身近すぎて「分かってる」「見れば分かる」「どれも大差ない」とお考えかもしれません。
 しかしながら手にとって、使ってみると、その違いに気づくはずです。毎日手にするものだからこそ、わずかの違いも積み重なって大きな差となります。
 仕事を理解し、使い方を見極め、欲しい機能を備えた道具を吟味して選ぶ。仕事では、1日の時間の大半を消費します。そうした道具に囲まれて過ごすのと、あるものを適当に使って「何だよコレ」とイライラしながら過ごすのとでは、結果だけでなく取り組み意識にも大きな差があるでしょう。そういう気持ちの違いが立ち居振る舞いの違いとなって現れ、知らず知らずのうちにその人の人格まで作られてしまうのだと思います。

 今、文具はそうしたこだわりに応えてくれるだけの、多彩な選択肢が用意されており、しかもそれはどんどん増えています。これは、他の業界ではちょっと見られない現象ではないでしょうか。

 これだけ広い選択肢の中から、自分や組織に合ったものを選ぶ。そういう道具と早く出会うために、やはり相談できる人は欠かせません。

 雑誌やテレビに出てくるような方とお知り合い、という恵まれた方を除いては、多くの方はお店の人が、良き相談相手になるのだと思います。そういう相談に対応してくれるお店を探す、というのもまた楽しいものだと思います。本来、文具も含めて道具というものはそうして選ぶものだ、という考えの文具屋さんは必ずあります。


 いかがでしたでしょうか。
 そもそも、「買う」という行為はそういうプロセスも含めて楽しいことのはずです。相談し、手に取り、数々の道具との新しい出会いから本当に目的に合った一つを選び、実際に便利になる、成果も出る。そこに心の満足があり、明日の頑張りにつながるのだと思います。
 「どうしてそのファイルにしたの?」
 そう聞かれたら、「よくぞ聞いてくれマシタ!」となって、選んだいきさつからノミネートされては惜しくも落としてきたその他の道具たちのことまで、たくさん語れるに違いありません。

 こういう想いを背負っている人は、仕事のしかたも絶対に違うはずです。

 いい道具がいい成果をもたらす、ということはもちろんですが、それだけではありません。
 正しい道具を適切に選べるということは、仕事を深く理解しているということです。道具に真剣に向き合う人が、それを使って行う仕事に対して適当なわけがありません。

 今一度、あなたの周りの道具を選んだ理由を、振り返ってみてはいかがでしょうか。
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