名刺管理をうまくやるために、守るべき３つのお約束
皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室、コンサルタントの野原です。
最近、私の中で、良く名刺の話をしている印象があります。この誠ブログでも、名刺についてはいくつか書いてきました。それだけ皆さん困っているのだと思います。
今回は、それら記事などへのリンクも挙げながら、お話を進めていきたいと思います。
【名刺管理の成否は道具にあらず】
名刺管理については、いろいろな方法があり、いろいろな道具（デジタル的なものも含む）がありますが、今日ここで私がお話しするのは、皆さんがどのような道具や方法を採用するにしても、だいたい共通して言える、とても基本的な考え方をお話ししたいと思います。
名刺は多くが個人管理になりますので、共有文書と違ってどこまでも個性を出せる方法なんですね。だから、正解は人によっても違うし、同じ人でも、配属された部署によっても変えていかなければなりません。
いかに自分に合った道具を見つけるか、の方が重要です。
自分に合っているかを判断するには、「名刺の量」「自分の仕事に合った探し方」「名刺管理の道具の特長」をよく理解すれば可能です。
これについては、私のハズカシイ映像と共に下記動画でご覧ください。
...いかがでしたか。
と言うことは、自分に合った方法を早く見つけ、仕事の環境が変われば、場合によっては名刺整理の仕方も変えなければいけない、と言うのが「答え」です。
【名刺管理をうまくやるために、守るべき３つのお約束】
それでは、どのような方法を採っても共通して言える、名刺管理をうまくやるために守るべき３つの約束をお話ししましょう。
- 名刺管理の時間を確保する
- 名刺を保管する場所を予め確保する
- 名刺に日付を記入する
以上です。では、細かく見ていきましょう。
１．名刺管理の時間を確保する
これが一番重要です。最初はタイトルを「名刺管理をうまくやるために守るべきたった一つのお約束」として、この一つだけにしようかと思っていたくらい、重要なことです。
これは、デジタル媒体で名刺管理をされたい方にも言えることです。
名刺が一人で名刺整理箱に歩いて行ってくれるわけではありませんから、自らが名刺整理をする時間を取らなければできるわけがありません。
ほんのちょっとでいいんです。商談から帰ったらもらった名刺を自分で決めた方法で確実に整理する。よほど手の込んだやり方を採っていない限り数分のことでしょう。この数分の時間投資を惜しんではいけません。この数分を惜しんだために、後でもっと大きな「名刺探し」という時間（時間的負債）を払わなければなりません。
【参考】誠ブログ「単に時間をとっていないだけ、という当たり前の原因」
２．名刺を保管する場所を予め確保する
ファイリングの基本の一つに「戻す場所を決める」というのがあります。戻す場所がなければ適当な所に置かれることになります。
商談に行ったら、名刺を頂くのは分かっているわけです。もう少しいえば、今のペースで仕事を続けていれば、どのくらいの名刺がたまりそうかというのもある程度予測がつくと思います。
その分の名刺の収納場所をあらかじめ用意してしまうのです。そうすれば、もらった名刺の行き場所は確保されていますから、そこに入れればいいだけとなります。
３．名刺に日付を記入する
名刺の並べ方は「氏名順」「会社名順」「時系列」の3つがほとんどかと思います。
名刺ですから、氏名と会社名は記載されていますので、もらったままの状態でも「氏名順」「会社名順」に並べることは可能ですが、「時系列」に並べるための情報だけは書かれていません。
名刺に日付さえ追記すれば、この先仕事の仕方が変わって並べ方を変えたくなっても、対応可能です。記入の方法は何でも構いませんが、手書きか、日付印を押すくらいのシンプルさでいいでしょう。複雑にすると続きません。
【シンプルかつ柔軟。だから続く！】
YouTubeの映像で私が言っているように、「氏名」「会社名」などを五十音順で並べる場合は名刺整理箱、時系列の場合は名刺ホルダーがお勧めです。
この先どんな名前の方と会うかわからない以上、五十音は常に並べ替えを伴う整理方法です。名刺ホルダーに入れてしまったら、並べ替えがとても大変です。大変なことは続きません。
これらの道具を準備することは、上記２の「名刺を保管する場所を予め確保する」に該当します。
こうすれば、名刺を頂いたら、日付を記入し、時系列ならもらった順に入れるだけ、五十音順なら、該当するところに差し込むだけとなります。
どうですか。これだけのこのとなら続きそうですよね。かかる時間はおそらく１分程度かと思いますが、商談から帰った直後、この時間を確保しておくのです。名刺交換は、名刺ホルダーや刺整理箱入れるまでがセットの行動だと、決めてしまうのです。
つまり、上記１の「名刺管理の時間を確保する」です。
では、上記３の、「名刺に日付を記入する」ですが、これは五十音順に並べている方にとっては不要な行動でしょうか？
そんなことはありません。
五十音順で並べている以上、時間の流れは全くわからなくなっています。その人と「いつ」会ったのか、このことは、時系列で物事を振り返るときに大変重要な情報になってきます。
もちろん、皆さんの仕事の仕方が変わって時系列の順序に変更したくなったときでも、日付情報があれば変更は可能です。
いかがでしたでしょうか。
名刺整理については、過去にいくつか記事を書いていますのでそちらもご覧ください。道具選びの根拠などについて、もう少し詳しく書かれています。
【参考】誠ブログ「名刺の束から1枚1枚めくって検索する自分と決別する方法」
【参考】誠ブログ「名刺管理ツールを買って、時短して、成果を出す(1/2)」
これからたくさん名刺交換をされる時期です。少しでもお役にたてば幸いです。