組織の中に「書類を利益に変えるしくみ」はあるか
皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室、コンサルタントの野原です。
なぜ、書類を持ちたいのか？ファイリングを学び、少しでも多くの書類を持てるようになりたいのはなぜなのか？その辺の所に迫ってみたいと思います。
少し前に書いた「組織の中に捨てるプロセスはあるか」とも関連します。併せてお読みください。
【なぜ、書類を持つのか】
書類をとっておきたいのはなぜですか。
「なぜだろう？」
「捨てたら怒られるから...？」
「なんとなく...」
書類はとっておく、ということは当たり前すぎて、周囲の人や前任者の言う通り、何の疑問もなくやっていますよね。そこであえて考えていただきたいわけです。なぜ、書類はとっておくのかということを。
答えは、簡単、「見たいから」です。後で見たいからとっておくのです。
当たり前すぎますね。
では、なぜ見たいのでしょう？
見ることによって、価値が生まれるからです。即座に価値を生むこと、長期的に価値を生むこと、間接的に価値が出ること、価値になる形やタイミングに差はありますが、最終的には何らかのメリットがあるから見たいわけです。
では逆に、見ない、見ても価値を生まない書類は...？とっておいても意味がない、と言うことになります。
見つけようとしても見つからない書類、探しようもない方法で保管している書類も同じですね。
そういうのは捨てるべきです。価値を生まないのだから捨てるべきなのです。必要な書類を即座に見つけられる、そんな状態を維持するために、不要な書類は捨てていく。これは、私がこのブログでお伝えしたいことのメインテーマです。
【持ってる書類から、より多くの価値を生む！】
情報は持つことによって発生するコストやリスク以上の価値に変わって初めて意味をなすわけです。
必要な情報を発見できたとしても、それを見て１の価値にしか変えられないのか、１０の価値に変えられるのか。これは大きな違いです。ファイリングと平行して、実はこのスキルも磨くべきなのではないかと考えたのです。
そして、その一つが、「ミーティング」ではないか、というわけです。
【情報を価値に変えるミーティング、情報を管理するファイリング】
公開ファイリングセミナーは、弊社で不定期に行っている無料のファイリングセミナーで、私がお話しさせて頂いているのですが、今回は効率的なミーティングの仕方についてトランスフォーメーション・ラボ代表の加島 一男様に登壇頂き、ミーティングとファイリングの１時間ずつのコラボレーションセミナーとしました。
１日かかるセミナーをこの時は特別の無料版で１時間バージョンに集約して頂きました。内容は実にシンプル。ミーティング時のホワイトボードの記録の仕方を箇条書きではなく、クモの巣状にする、ということだけに絞っていました。
しかし、たったこれだけで、ミーティングの効率が上がるのです。
実はこのセミナーを作り上げる段階で、実際にこの手法を用い、ホワイトボードを使用してブレストをしましたが、わずかな時間でアイデアが形になってゆく、快感と感動と驚きが共存した感覚を味わいました。
SHOT NOTEホワイトボードタイプを用いて実際にブレストしたもの。
中心から書き広げながら、ブレストは進みました。
SHOT NOTEホワイトボードタイプだから撮影も簡単。
そして私は、ミーティングもまた、ファイリングと同じ境遇にあることに気づきます。
どの業種・業界であっても、どんな職位の人でも行う、極めて基本的なスキルであるにもかかわらず、我流でやっているために、ムダな時間や人をかけて、非常に大きなロスを生み出しているのです。
逆に、ここがうまくなれば、非常に大きな無駄の削減になる可能性を秘めているのです。これは、ファイリング同様、本来有限である時間を生み出すことにもつながります。
そして、ミーティングはその情報から価値を生み出すスキル、ファイリングはそこで生まれた情報を適切に管理し、また次の参照の機会に備える、というサイクルになっているのです。
いかがでしたでしょうか。
ファイリングは持っている情報を素早く確実に見つけるスキルです。ただ、手にした情報から、どれだけの価値を生み出せるかはまた別のスキルです。コストをかけて情報を持つわけですから、その意味を最大化するためのスキルもまた、重要なのだと思いました。
その一つが、ミーティングであることは間違いありません。
ムダな会議、答えの出ない会議をなくし、必要な会議で時間内に答えを出す。出た答えは、情報としてしっかり管理する。ファイリングとミーティングはお互い関係し合っているのです。
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さて、本ブログ内でご紹介した、トランスフォーメーション・ラボ主催のセミナーがありますのでご紹介いたします。ぜひ、ご検討下さい。