誰もが分かりやすいファイリングのルールって？

　皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室、ファイリングコンサルタントの野原です。

　今日は、皆さん気になる、ファイリングのルール作りのお話です。やっぱり、組織としてファイリングをしていくには、ルールを決めないといけません。分かってるんだけど、どうやって決めてもあちこちから不満が...。一体どうすればいいのでしょうか？

　では、どうぞ。

まず、諦める！

　世の中には色々な人がいます。異なる経験をしてきた別人同士が一緒に生活しているのがオフィスです。そうである以上、一つのことに対して、異なる意見を持ったり、判断をしたりすることは仕方のないことです。最初から絶望させるわけではありませんが、誰もが分かりやすいルールなんてものは存在しない！と一旦諦めることが大切です。

　あったとすればそれは極限の理想状態です。基準をそこに持って行ってしまうと、結果はイライラするだけになることでしょう。まず一旦「そんなものはない」とあきらめて基準を大幅に下げた方が、気持ち的に楽になります。

誰もが共通の経験と一致させる

　「基本無理だけれど、できる所まで取り組んでみよう」そう言う気持ちになって気を楽にして再びこの問題に取り組みます。

　もちろん、私たちはそれぞれ違う人間同士ではありますが、同じ日本の社会の中で生活しています。生活していく中で、意識的・無意識的にたくさんのルールを守って生きています。面倒なものから、そういうものだと思って疑問にも感じないようなものまで、様々なルールがあると思います。

　例えば、以下のようなものが挙げられると思います。

• 上から下、右から左、数や五十音、アルファベットの順序
• 赤は禁止、黄色は注意、緑や青は安全や許可を意味する印象
• 「禁止」を意味するマーク　

　これらは、私たちの共通の経験値で、そう言うものを裏切るルールにすると大変違和感があるものになります。ルールを作ることに近視眼的になってしまうと、こういうことも抜けてしまうこともあり、実際にそういうものも見かけます。分かりやすいルールのためには、こうした共通の経験はできる限り流用したいものです。

業界、社内、部署の共通の経験と一致させる

　ファイリング、ということに関して言えば、多くの場合、特定多数の人のためのルールということになります。

　つまり、使う人がある程度限定されているわけですね。

　ということは、限定された利用者の方だけが、共通して持っている経験というものもあるかと思います。その世界だけの人には共通の、赤は止まれ、黄色は注意みたいなものです。

　そう言うのがあれば、それも流用したルールにできないか、考えます。そうすれば、普段からしている判断と同じなので、まず直感的に判断できます。

それ以上はルールを新設する

　当然、世の中や業界共通のルールの流用だけではファイリングのルールを完結させることはできないでしょう。その場合は、ルールを作って補うしかありません。

　ここでも、人としてなるべく自然な判断に反しないようにするのがいいですが、それがなかなか難しい。人は皆、違った経験や思考回路を持った別人です。同じインプットでも異なるアウトプットをするのは当然です。

　ここに対して、誰もが分かりやすいルールを探そうと思っても、それは大変困難です。

　もちろん、iPhoneのフリックやピンチインなどのように、我が国で生まれて世界の基準となった非常口のマークのように、未経験でも、人としてなぜかしっくりきてしまう、そう言ったルールを見つけ出すこともできるかもしれません。

　しかし、そう言うのばかりですべてのルールが完結できるとは思えません。そのようなものを探している時間ももったいないでしょう。皆さんは、ファイリングではない、通常業務をやらなければならないのですから。

　そうした事まで総合的に考えると、誰にでも分かりやすいルールを探すのは、ほぼ不可能と言ってよいでしょう。

　だから、ルールは存在するのです。

　誰でも同じ答えが出るのであれば、そもそもルールとして明文化する必要もありません。同じ答えを出せないからこそ、ルールという「答え」を示し、人によってばらつきが出る判断を是正し、その通りにすれば良いようにしてあげるのです。それがルールだと、私は思います。

　人によって答えが変わるのですから、ある人にとっては直感的でも、ある人にとってはしっくり来ない、というものになります。しっくり来ない人は最初は反発するかもしれませんが、人は結構柔軟性の高い生き物なので、すぐに慣れてしまいます。誰もがいいと思う答えを探すより、慣れてもらう方がはるかに早いと思います。

　あとは、できていることが見てすぐわかるように「見える化」することです。これは他の回でも何度か言っていますが、できている・できていないが見てすぐわかると守られやすくなり、ルールに慣れるスピードも飛躍的に向上します。

　見えないと、守っても守らなくても分かりませんから、間違いにも気付きませんので指摘もされず、慣れが遅いです。直感的でないものほど、ルールとして明文化しただけでは不足ですね。

　いかがでしたでしょうか。

　反発を受けたくないという気持ちは誰にでもあると思います。しかし、高度にカスタマイズすればするほど、誰にもしっくり来るルールからは離れていきます。これは仕方のないことです。

　ある程度普段の生活上のルールなどと共通化させて、その先の補う部分は、慣れも必要です。見える化などの工夫で慣れやすい、チェックしやすいようにして、早くなじむような工夫をしてあげた方がいいのかも知れません。