【図解】コレ1枚でわかる「提案書」に書くべきこと

現状からあるべき姿へ到達するための物語

提案書をひとことで表現すれば、こういう言葉になるかもしれません。

「【図解】コレ1枚でわかる課題発掘」でも申し上げましたが、「課題」とは、お客様の望んでいる「あるべき姿」と「現状」とのギャップです。そのギャップを埋めることが「課題解決」であり、その手段が「解決策＝ソリューション」です。

ただ、「ギャップ」を埋めること、つまり解決策の結果を手に入れるためには、体制の構築、設計、開発などの「やるべきこと＝To Do」を順序よく積み上げて、時間をかけなくてはなりません。つまり、To Doを時間軸に沿って遂行してゆくことで、課題が解決できるのです。この一連の手順や体制、要件などをまとめたものが、提案書です。見方を変えれば、「現状からあるべき姿に至るための物語」と表現することができるでしょう。

この提案書には、「何のために、何をするのか」といった目的や目標、「どのように行うのか」といった方法や手順、「いくらかかるのか」といった費用に関わることが明記されていなければなりません。

想定しうるリスクも予め明らかにしておくことが大切です。完全無欠な解決策などありませんから、「何も問題はありません」ではなく、正直に「こういう問題は想定しておく必要があります」といったリスクを併記することで、提案書はお客様からの信頼を高めることができます。ただ、リスクは、必ず「コントロール（リスクを冒さないための手段）」とセットで考えておくべきです。例えば、「RFIDを付け忘れる」というリスクに対して、「業務手順をマニュアル化し、最初の作業前に研修を行うこと」といったリスクをコントロールの方法を示しておくことが大切です。

こちらが伝えたいことを書くのではなく、相手の知りたいことを書くのが提案書

この本質を忘れないようにしたいものです。

提案書は、技術説明資料でもなければ、見積書でもありません。お客様を成功に導くためのガイドです。また、お客様社内の意志決定に関わる人たちに納得して頂くための説明資料です。提案書だけが一人歩きすることも考えておくべきです。だからこそ、その解決の時間的流れを、あるいは、体制や費用をわかりやすく伝える魅力的な物語でなくてはいけないのです。

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