「提案書」を作るとはどういうことか、どう作ればいいのか

お客様の「あるべき姿」を示し、それを実現するための物語を綴ったもの

提案書をひと言で表すとすれば、こんな表現になるでしょう。

決して、お客様の言われたとおりのことを実現する事ではありません。こうしたい、こうなっていたいなどのお客様の言葉から、どうなることがお客様にとっての成功なのかをはっきりと定義し、それを実現することをお客様と合意することです。こちらの勝手な思い込みではなく、お客様も是非そうなりたいと思える結果、すなわち「あるべき姿」をともに実現してゆきましょうと合意することから始めなくてはなりません。

それが具体的にどのような姿なのかは、こちらから、まずは示してあげることです。つまり、こちらの正解を示すことなのです。そのためには、テクノロジーやビジネスについての知識がなくてはなりません。そのことについて、お客様よりも詳しくなければ、あなたの営業やエンジニアとしての存在価値はないのです。当たり前のことですが、自分より相手の方が優れている、あるいは、自分にはできないことがあるから、お客様はそれに対価を支払う価値を見出すのです。

営業にとって必要な価値とは、お客様より優れた正解を示せる能力であり、知識だと言えるでしょう。エンジニアであれば、それを最もふさわしいテクノロジーで実装できる能力かもしれません。いずれにしろ、相手より優れた何かを持たなければ、存在意義はないのだと言うことを自覚し、それを磨く努力を怠るべきではありません。

また、「あるべき姿」を示すことができても、それが魔法のごとく直ちに実現できる訳はありません。時間軸に沿って、どのように作業を進め、また、費用や体制はどのように推移するのかを分かりやすく表現することです。

ITに関わる提案の多くには、できあがりの現物はありません。あくまでも未来にできあがることを約束する訳ですから、具体的にいつまでに何をすればいいのか、いくらかかるのか、結果としてどうなっているのかがはっきりとイメージできる内容でなくてはなりません。

また、稟議に晒されるわけですから、そこで想定される様々な疑問質問に答えられる説明が用意されていなくてはなりません。これら一切を含めた物語が提案書なのです。

提案書とは、こちらが伝えたいことを書いたものではありません。お客様が意志決定するのに必要なこと、知りたいことを、相手の分かる表現や図表で説明した文書です。この基本を忘れてはいけません。

• お客様がどうして欲しいかを聞き出して整理する。
• それを実現する手段を、みんなで手分けして資料を作る。
• それを寄せ集めて体裁を整える。

そんな提案書は最低の提案書です。

• お客様がどうして欲しいかを聞き出して整理するだけではなく、そこからお客様の「あるべき姿」は何かを明らかにし、両者で合意する。
• それを実現する正解をこちらが作り、お客様にだめ出しをいだきながら、お互いが合意できる正解を創りあげる。
• とのように実現するかについて、全体のストーリー、すなわち目次をつくり、必要に応じて手分けをして作業する。
• それを集め、改めてストーリーを見直し、組み立て直す。
• 全体のストーリーやこの提案の価値、あるべき姿が直ちに把握できる分かりやすい要約版（数ページ）を作り、それを提案書の冒頭に配置する。

たぶん、このようなディレクションと編集なくして良い提案書にはなりません。また、その役割を担うのは営業なのでしょう。

提案書は、お客様の成功のための指南書です。それを作る覚悟を持たなくてはなりません。

ITビジネス・プレゼンテーション・ライブラリー/LiBRA