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ミーティング「1時間ポッキリ」縛り

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ミーティングは1時間以内で!、という会社が増えている印象です。

少し前までは、「会議室が1時間しかとれなくて、、、」などとブツブツ言いながら場所を移すこともよくありましたが、最近は本当に1時間でおしまい。

"社内の打ち合わせならともかく、来客とか商談だとそうでもないでしょ。"、というのも過去のものになりつつあると感じます。

そう、今日2件訪問先でミーティングありましたが、2件とも1時間ポッキリ。1件目では次の来客、2件目は会議室が時間切れ。

もっとも、このところ会議室の物理的な空き時間というだけでなく、スカイプなどを使ったバーチャルな会議でも、1時間がめどになってきていますね。

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我が身を振り返ってみると社内定例で1時間半とかだらだら2時間以上使っていたりします。。。
これはちゃんと仕切りを入れて、1時間にしたいところです。

一方で、社外との打ち合わせやブレスト的なミーティングだと、1時間で終わらせてしまっていいものかどうか、ちょっと悩ましい。

そんなこんなで、打ち合わせで訪問の場合、例えば13時のアポだと、2時間後の15時くらいまで居られるようにスケジュール調整しています。2時間使うというケースはそれほど無いとしても、30分くらいは余裕を見ておかねばという考えで。

しかしながら、最近は1時間という文化がかなり定着してきていて、延長しないので、1時間余分に見て次のアポを入れていたりすると、中途半端な空き時間ができてしまいます。案外これムダ。

ぼちぼち、訪問のスケジューリングでも1時間前提でいいのかもしれません。

ただし、その場合、その1時間を有効に機能させねばなりません。そうすると、あらかじめミーティングを1時間と定義して、参加者がその共通認識を持った上で、ゴールとアジェンダを設定し、必要に応じて事前にインプットできる情報は共有しておく、という手順が求められることになります。

なんだかちょっと堅苦しい気もしますが、そう感じるのは古い(ダメな)仕事の仕方なのかも。。

ここらでひとつ、基本ミーティングは1時間と考えて、予定を組み立てるとか、準備するとか、進行するようにしてみたいと思います。

よって、生産性が向上する、時間効率がよくなる、スピードが成果につながるばどメリットが享受できるやいなや。乞うご期待。

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