ガチな業務文書の添削が必要な理由とは？

» 2022/06/20

分かりにくい文書を分かるようにする力を鍛えるロジック図解コンサルタントの開米です。

最近の数回は「報告書添削」シリーズとして、実際の仕事で書かれた報告書の一部を添削する中で出てきた話題を紹介しています。

この「添削」というやつ、実際に「わかりやすく書く力」を上げるためにどれだけ役に立つかというと

　　効果は絶大、しかしハードルも高い

というのが悩ましいところなんですよね。

「効果は絶大」については去年書きましたが、ある会社で若手社員の業務報告書添削を半年に1回行ったところ、「合格レベル以上」の割合が初年度は1割を切っていたのに4年目には6割を超えたという例があります。

外国語の学習と同じで、本を読んで試験問題を解くだけでは「現場で使える力」にはなりません。実際に「使える」ようになるには「使ってみる」しかないのです。

使ってみればうまく行かないところが出てくる。
だからそこを直す（これ重要）。

ただし、「どこが上手く行ってないのか、書いた本人にはわからない」のが問題です。

だから添削が必要になるわけです。そうすると、書いた本人は思ってもみなかったような

　・誤解を招く書き方
　・不十分な説明
　・冗長な説明

などがわかります。

それを積み重ねていくことで、「合格レベル1割→6割」の変化が起きたわけですが、とはいえ実際に「添削」を受けるのはハードルが高いのも事実。

なんたって、業務文書ですから。
普通は社外秘の機密情報なわけですよ。
それを社外に出して添削してもらうためにはまずNDAを結んで・・・
といった手続きが要るわけです。大変ですね。

ですが実際それが必要だと認識されるお客様が増えまして、このところ少しずつではありますが添削依頼が増えています。

一方、その添削依頼を受ける方にしてみるとまたそれはそれで別な

　「うぉっ、これは大変だー！！」

があるのですが、その話はまた後日！

　　★　　★　　★

過去の報告書添削シリーズを再掲
↓
報告書添削：目標・問題・障害のパターン
https://blogs.itmedia.co.jp/doc-consul/2022/06/post_113.html

新入社員報告書添削：見積・実績ギャップの原因分析ツリー
https://blogs.itmedia.co.jp/doc-consul/2022/06/post_111.html

開米　瑞浩 2022/06/20 16:26:55 Comment(0)

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