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分かりにくい報告書の添削を数年続けたらこうなりました

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数日前に、あるエンジニア向けメディアの取材を受けました。テーマは

リモートワークで求められる『言語化』をより高精度に行うにはどうすればよいか?

というものです。リモートワークの環境ではチャットやメールなどのテキストによるコミュニケーションの比重が増えることから特に「言語化」の重要性が高いので、それがうまくなるにはどうしたらよいのだろう? ということです。取材をまとめた記事は来月公開されると思いますので確定したらまたお知らせします。

この質問に答えようとすると1日あっても足りないぐらいなのですが、そんなに長々と書いても読まれないので今回1つだけ挙げると

継続的に添削をする

というのは重要です。たとえば(私の顧客の)ある会社では社員に半期に一度、その期の業務状況を簡潔にまとめた「業務報告書」を書かせています。しかしその内容がどうにも分かりにくいものが多いため、5年前から私がその添削の依頼を受けるようになりました。

その結果がこちらです。


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このグラフは報告書の品質を良い順にA~Dの4段階で評価した場合のそれぞれのランクの構成比推移を4年間分まとめたものです。添削を始めた初年度はAランクはゼロ、C+Dで9割以上だったのに対して、4年目にはA+Bで6割に達しました。

「分かりやすく書け」と言われても具体的に何をどうしたらいいのか分からないと改善は難しいものです。「分かりやすく書く技術」に関する書籍などを読んでみても、自分が書いた文書の中でそれを応用できるポイントはなかなか見つけられないんですよね。

そこで「添削」が必要になるわけです。

このへんは外国語の勉強と同じです。英作文の本をどんなに読んだって英語が書けるようにはなりません。自分で実際に書いた上で、わかる人に添削してもらわないとなかなか上達しないのです。そこでその添削を私が引き受けている次第です。

「添削」の具体的な例についてはまた別に書きますのでお楽しみに。

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