メールでの悩みは変わりません～ホストのエミュレータ画面でメールを書いていたあの頃から
みなさんは、いまのメール環境に満足していますか？
と、唐突に聞かれても返答に困るでしょうか。
環境といってもメーラー（メールソフト）の種類のこと指しているのではありません。ビジネスパーソンは皆、日々大量に送られてくるメールに悩んでいるのではないでしょうか。とりあえずccに入っているだけのメールが際限なく自分のメールボックスに入ってくる、大容量の添付ファイルを付けてくる人がいて、さらにその添付ファイルを付けたままで全員に返信する人までいて、いつもメール容量の肥大化に悩んでいる、といったあたりは皆さん身に覚えがあるのではないでしょうか。
それに加えて、最近は部署や組織の垣根を超えてコラボレーションしながら仕事を進めることが多くなり、メールの件数も増える傾向にあるようです。一日に100件を超えるメールを受け取るという人も珍しくないようですね。こうなると、どのメールが重要なのか、すぐに対応しなければならないのは何か、整理するだけでも大変です。フォルダー分けやTo Do機能を駆使して整理しようとしても、どうしても抜けが発生するし、メールを整理するだけでは、肝心の仕事（タスク）で何をしなければならないのかを常に把握しておくのはなかなか困難です。
思い返してみれば、メール文化が始まったころは結構牧歌的な感じだったかもしれません。私が会社に入ったころはまだ世の中にWindows 95が行きわたる前でした。グループウェアという言葉がちらほら聞かれるようになったころでもあります。私は入社と同時にメールアドレスをもらったのですが、大学の同級生でメールアドレスが入った名刺を作ってもらったという人は誰もいなかった、そんな時代です。
最初のメール環境は、今では想像もつかないでしょう、ホストのエミュレーター上でのメールプログラムでした。ホストのエミュレーターといっても最近の方は何のことかわからないでしょうか、真っ黒い画面に文字だけで表示されていて、マウスは使えずにキーボードだけで操作するアレです。PCの画面上でホスト（メインフレーム）やオフコンと通信する仕組みで、クライアント/サーバー型コンピューティングが普及する前には基幹業務の処理のシステムとしては一般的でした。このエミュレーター上でメールを作成するのですから、当然文字でしかコンテンツを構成できません。まだお客様もPC一人1台になっておらず、メールアドレスも部門共有だったりといった時代でしたので、メールの絶対数が少なく、それでも問題なく回っていたのでしょうね。
私自身は新入社員だったので、あまりお客様とこのエミュレーターからのメールをやりとりすることはありませんでした。そのうちに、グループウェア（Lotus Notes）上のメールに切り替わり、画面上に画像を直接貼り付けたり、文字を大きくしたり装飾したり、添付ファイルを送れるようになったりと、劇的に快適にメールの送受信ができるようになりました。
これと同時に、最初に述べたようなメールについての悩みが発生し今日に至るのですが、最近、また劇的にメール環境が変わりました。メールにアナリティクスの要素が加わり、自分にとって便利なようにメールシステムがさまざまなお膳立てをしてくれたり、To Doやカレンダーとつき合わせて様々なお知らせをしてくれたりするようになったのです。メールを探し出すということにかける時間が大幅に減りました。
このメールはソーシャルとアナリティクスが掛け合わさったものですが、モバイル環境でも利用できるクラウドをベースにしたソリューションでもあり、まさに昨今のITのトレンドをすべて網羅するものにもなっています。
こうした新しいソリューションを使って、少しでも業務生産性を高め、より質の高い仕事にかける時間を多くとるようにしていきたいと思っています。
このメールソリューションは「IBM Verse」です。
ご関心のある方は、9月3日のWebセミナーでご紹介しますので、ぜひご参加ください。
IBM Verseでワークスタイル変革 ～IBMでの働き方のリアルもお伝えします～
