重要だけど、緊急性の低いものの対応方法

タスクを効率的に行う手法はいくつかある。簡単なものからひたすらこなしてタスクの数を減らしてから、重要なものに取り組むという手法もあるのだが・・・

****************全体会議の話から*******************

タスクがたくさんある際に、緊急度を横軸、重要度を縦軸にとってマトリックスを作って整理する手法があります。

そもそも緊急度が高いものは、常に優先順位が高くなるものです。
分かりやすい例は、顧客におけるトラブル。
たとえ、今、大事なことを手掛けていたとしても、トラブルはまったなし。
すぐさま、そちらのタスクに切り替えますよね？

そうこうして、緊急度の高いものを優先して仕事をしていると、重要だけど緊急性の低いものが実現されにくくなります。

重要でも簡単なものは実現されるでしょう。
ところが、重要だけど、実現に時間がかかる・難しい、ものは手付かずになりがちです。

しかし、この重要で緊急でないものを上手に取り組むことこそ、緊急タスクを減らし、時間に余裕が生まれると、言われています。（トラブルの恒久対策をうつことで、トラブルそのものが減るので緊急対応タスクが減る、というようなことですね）

重要だけど（実現に時間がかかる・難しい）緊急でないものに取り組むコツは二つあります。

一つ目
ルーチーンに組み込む（そのための時間を定期的に確保する）

中長期計画を立てるのは管理職の任務ですが、日々の仕事に忙殺されているとついつい後回しにしたり、細切れな時間であわただしく考えたりします。

そこで、年に１回は、管理職合宿を行うことにしています。
職場を離れ、日頃の忙しい業務から距離を置くことで、社内での定例会議では解決できないような中長期の課題をじっくり話し合うことに時間を費やすことが出来るのです。

二つ目
日常のイレギュラーな出来事からストレッチする

組み込んだルーチーンが頻繁だといいのですが、管理職合宿のように年１回しか行えないと、その時間だけでは足りません。
日々の出来事をどれだけ拡大して考えることが出来るかがポイントになります。
お客様から普段と違ったリクエストが来た時。
これがアークコミュニケーションズの新しいサービスの可能性にならないかと、深く取り組んでみる。
研修や会合に出て新しいインプットがあったら、自分の会社に当てはめることが出来ないか考えてみる。

このように、日常に頻繁に起こる出来事を少しだけいつもよりストレッチすることで、大きな山を少しずつ砕いて、小さな成果を作り、最後には大きな山にたどり着くことが出来ます。

新年を迎えるにあたって、色々な計画をたてることでしょう。
是非、緊急ではないかもしれないけど重要なことも、取り組めるように工夫してください。

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今年も残すところ、あと６日！１週間を切ったなんて信じられない・・・