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会議の議事録を取れるようになれれば一人前

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脳外科の友人がぼやく。「『最近物覚えが悪くて病気なんじゃないか』、と僕に嘆く友人が多いんだよね。『昔は一晩で100個でも英単語を覚えられたけど、今はひどいんだ』とか言ってさ。20代の記憶力をkeep出来ないからってそれが病気ってわけでもねぇ。」

*******全体会議の話から****************

「会議の議事録を取れるようになれれば一人前」と今も昔も若手に対して言われています。若手にまかせられることの多い議事録作成ですが、その効用について改めて一緒に確認しましょう。

その1.記録として残す
若かったころはこの意味を過小評価していました。なぜなら、覚えているから。
しかし、年齢を重ねるにつれ、忘れやすくなります。いえ、忘れているのならよいのですが、去年の出来事と今年の出来事を勘違いするなど、記憶の書き換えが起こります。
そういう時に、よって立てるところは議事録ですね。
どこまで議事録に残すかは会の性格や出席者にもよりますが、アークコミュニケーションズの社内会議においては、決定事項が書いてある短いものが便利かと思います。

その2.Next Actionを明快にする
「記録として残す」だけの目的だと、ともすると後ろ向きの作業に聞こえますが、Next Actionを明快にすることで、行動を早める効果があります。
議事録の書き手もオーナーシップをもって、関係者のアクションを着実に促してください。

その3. 議事録を作成しながらプロジェクトを進める
重要な案件を交渉するときは、競って議事録を出すことがあります。
というのも、議論があいまいで終わったものについて、自分の理解を踏み込んで書くことでお互いの認識違いに気がついたり、自分に有利に交渉を運ぶことが出来るからです。
議事録の確認のプロセスそのものが、仕事を前に進めているのですね。
私が議事録を作ることもたまにありますが、そういう時は、議事録を書きながら、作業を進めてしまいます。記録してTODO管理するより、簡単なことならちゃっちゃとやってしまってTODOがなくなるほうがせいせいしますものね。

アークコミュニケーションズの会議の大多数は議事録が習慣化されていて、とてもよいことだと思います。インフォーマルな会議においても、是非、メモをメールで流すレベルでかまいませんので、議事録をとってください。
特に昨今、大里の記憶力はよろしくありません爆
自己防衛のためにも、メモをとってくださいね。

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かくいう私も、病気かなぁ、と思いたくなることがある。そう夫につぶやくと、「君は昔から。自覚がやっと出来ただけだよ」と言われてしまった。。。
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