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テレワークでメール等活字コミュニケーションするときの留意事項

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テレワークモードにおける、体験談や気付きを過去投稿してきましたが、

メールコミュニケーションをはじめ、会話だけでなく活字で伝えることにおいて、

従来以上に敏感に、意識をより高めないといけないなーと感じています。

>主語や目的語をはっきり伝えること

TeamsとかSlackとか、使うツールによっても考慮の仕方は異なるとは思いますが、

普段以上に「主語」「目的語」の伝達を丁寧にする必要があると思います。

・誰が発信したメッセージなのか

・そのTODOをやるのは誰(と誰)なのか

対面だとツーカーとか阿吽というやつで伝わることも、テレワークモードだと誤解が生まれやすい。

それは「誰から」の報連相だから「誰」が「誰と」進めてね、という丁寧さが効率とか正確性において追求されます。

>宿題事項のREMIND

会議をはじめ、コミュニケーションの結果うまれる「宿題事項」の進め方においては、

・誰が主管(管理者)で、誰が主幹(作業者の主体)か

・どうやってその宿題を片付けるかの基本フロー(後述)とか必要テクニックの共有

・「宿題」一覧を課題台帳のように進捗管理すること

等がポイントとなってきます。

対話モードであれば、「そこ、こんな感じでよろしく」が通用しますが、

活字の場合、具体性に不備不足があると、そのまま成果に悪い形で反映されてしまうからです。

>ワークフローの周知

1つのストリーム(仕事の流れの単位)において、「誰が誰といつからどのようにいつまでに」、

そして詳細手順のつながり(まずこれ、次がこれ、並行してこれも、最終的にはこれへつなぐ、等)を、

テレワークモードでのコミュニケーションの中で、確実に関係者に周知することが重要です。

例えばWEB会議とメールでこれを周知したつもりでも、進捗状況や途中で直面した問題点の共有が、

適切な迅速性で確認できないと、通常の対面モードより生産性が落ちてしまいます。

ワークフロー・ツールで一元管理できればベターなのですが、それがなくても、意識することが重要。

「これは誰が誰と進める」「何がインプットでアウトプットは何」「この作業の開始/次の作業への合流条件は」

を意識してすりあわせしないと、合理性があがらないことを実感します。。

>インプット/アウトプットとなるファイルの共有

協同で作成・仕上げるアウトプット・ファイルについては、何らか共有ドライブ的なもので物理的に共有する、

と思いますが、従来の仕事スタイルでもそうだけれど、最終目的にいたるまでの中間アウトプットも共有が必要。

ワークフローのパートでも一部語りましたが、

AからXを創出」「BからYを創出」「CXYからZを創出」みたいなABCXYZが最終的に全て共有対象です。

あと、「共同編集」するファイルについては、「いつからいつまで誰が編集」のスケジュールを周知しておいて、

誰かが編集ロックしてしまったがために次の人が編集できないことをブロックしましょう。

最後に、インプットの不備が発見されたときには、「インプットの編集」がありえるので、その場合も周知要。

これを怠ると確実にアウトプットも間違ったものへ向かいます(涙)。

経験的にはここが一番のポイントかも知れません。アウトプットの最新盤管理以上に。。

>期限(希望納期や開始期限)の伝達

テレワークのときは、普段以上に「開始期限」の管理が重要です。予定通り開始されたか、です。

予定通り開始されなかった場合は、その作業主幹者以外は、後続する次の作業群のリスケジュールとか役割分担見直しとか、

いろんな軌道修正を並行して行っておく必要があるからです。

開始期限が遵守されなかった場合、完了期限見直しもあるでしょうし、その積み重ねで「希望納期」も最終的にずれかねません。

また、基本的にはクライアント向けプロジェクトだと思いますから、マスタースケジュールの「表」「裏」の管理も重要。

現場には「裏」スケジュールで「表」スケジュールより厳しめに管理していかないと、「表」スケジュールの進捗達成は困難。

そのためにも、納期管理の遵守状況連携は非常に重要であると考えます。

>言葉遣いやビジュアルの統一

テレワークじゃなくても重要なことですが、1つのアウトプットを「合作・共作」するときに、

言葉遣いやビジュアルの統一は効率の観点から非常に重要です。最終化の工数が合理化できるから。

・「です/ます」調の統一、句読点のうち方、漢字の使い方(どこまで多用するしない、ひらがなやカタカナとの使用比率、等)、

・メッセージラインを帰納的に書くか、演繹的に書くか

・フォントの統一(大きさ、書体、配色や強調のルール)

・ビジュアルの基本ルール(図形の使い分け、罫線や配色、コネクタや図形内テキスト記述の仕方、等)

できるだけ最初にルール統一をしておくと、普段(は同じ場所にいたらその場で突っ込める)以上に非常に効率があがります。

WEB会議でのプレゼンテーション戦略

WEB会議で資料のプレゼンテーションなしで実施したら、それは「電話会議」と同じです()。だから資料は原則必須。。

・以前のエントリでも言ったように資料の事前準備はMUSTMUSTですが、あとは「会議しながら資料を改良していく」こと。

 効果的に改良していければ、議事録が省けます。WEB会議の場合会議ツールに「録画・録音」機能が付与されているからです。

・準備時間があるだけ、プレゼンテーション資料を「マージ」しましょう。PPTXLSは難しいかも知れないけれど。

 基本、資料の共有は一度に1ファイルです。だからファイルが多ければ多いほど、共有ファイルの「切替」に時間がかかります。

1頁のスライドを「それなりの時間かけてゆっくり話す」か「パラパラ漫画的にめくって興味を引き付ける」か、

プレゼン戦略を統一しよう。1つのプレゼン・ストリームは統一された1つの流れで進めると効果的です。

・というのもWEB会議は「一人のプレゼンターがずっと進行」か「複数のプレゼンターが自身の資料を持ち寄って進行」するか、

 普段以上に参加者が「会議進行効率」に過敏になりがちなので、いわゆる「インターバル」に対する心証や許容度が違うのです。

普通の会議以上にWEB会議は「詰め詰め」になりがちなので、時間厳守が重要です。そこで、

1.資料なしでプレゼンする時間(イントロとかエンディング)

2.資料メインでプレゼンする時間

3.上記の間のインターバル(≒オーバーヘッド)

を計算して会議進行を計画しましょう。特に312の間にはさむタイミングと時間を考えると非常に効果的に進行できます。

聞いたところでは、人間の会議等「集中時間」の限界は2時間とされていて、それも15分単位で個人差があるみたい。

そういうのを経験的に先輩たちから「会議は実質議論を1時間以内にしておけ」と教わってきました。

WEB会議であれば、工夫すれば、1時間枠で「実質1時間の議論」を達成できるはず。それは参加者達の意識の問題と思います。

このままだと、テレワークモードは6月以降も推進されるでしょうし、各企業もそれを推奨すると思います。

働く人はそれに備えておくことが必要です。

皆さんの今後の働き方のご参考に少しでも糧があれば誠に幸いです。

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