会議資料は、重ねる順序、Staple等の束ね方、置く位置、そして配るタイミングについて、極めて芸術的に準備するもんだ。思い通りに進行しない会議は、この資料配布のプロセスで既に勝敗が決まっている。
そこでもキーワードとしてふれたが、会議資料の芸術性はとても重要だ。もう少し丁寧に言えば、会議資料自体の質よりも、会議資料の配り方がもっと重要だ。
それなりに準備時間をきちんと工面しておくことが必要だが、
１） すべてまとめてStaple（いわゆるホチキス留め）にするのではなく、報告書の単位、議論の区切りを考慮しての単位で、Stapleする。（これは正直常識の中の常識です）
２） また、Stapleは「資料の順序と、並列してみる必要がない、自信の表れ」であり、だからこそきれいな位置でStapleするのだ。（昔クライアントに「Stapleしてない資料は報告資料じゃない」と言われたことがあるくらい）
３） 配布するときは、クリップでこれらStapleした束をひとまとめにするのではなく、Cascade（少しずつずらして重ねる）する。順序はAGENDAの順、そしてタイトルとかがみやすいように。
第3項までやれたら、かなり効果あります。こういう芸術性って、気づかない人は一生気付かないかも知れないけど（苦笑）、実際、とっても進行しやすい。
４） メモをとらせたい資料については、会議出席者の利き腕にあたる位置に「近い」ところに置く。（もう置いた所から、「メモとってよ！」って気分に乗せてしまうのだ（笑））
５） 必要があれば「説明するかも」「みていただくかも」的な添付・参考資料は、出席者の座り位置から遠いところに置く。（必要なければ使いませんが今日納めたい文書ですとの意思表示。加えて会議に積極的でない人がこれをいじり出すことでそれがばれるという付帯効果も期待できます）
ここまでできたら、会議の進行が本当にすごく楽になります。それに出席者も資料を手に取りやすい、メモもとりやすい、ということで、Negativeな姿勢が軽減できます。
個人的にはもっと細かい毎回毎回のアレンジをするんだけど、そこまで解説するのは難しいので、このたった５つのポイントだけ、まずは留意することが第一歩ですね！