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会議をうまく運営するための心得

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仕事柄、たくさんの会議に参加し、主催する。それはもうたくさんの一言だ。定例、非定例、まったくもってのアドホックなものまで、とにかく多数の会議に出ないといけない。

 

 

 

会議は無駄だとか非効率とか言うが、私は端的には、会議以外で効率や効果が求められない人達が結構いるから会議をするのだ、と思っている。だから無駄とは思わない。

 

 

 

その会議を無駄にしないこと、姿勢と工夫が大事なのだ。

 

 

 

会議をより良く終わらせるためには、いろいろコツがある。それを整理してみよう

 

 

 

<ご法度>

 

l 会議資料が足りない

 

l 参加者(招集者)が足りない

 

l 主催者、もしくは低い立ち位置で参加する立場の癖に遅刻する

 

l 開始時刻が遅れる、終了時刻を過ぎる

 

l AGENDAを考えておいてない中で、「適当に」始める

 

l RECAP(今日の会議の纏め)をやらない

 

 

 

<是非すべし>

 

l 会議資料は芸術的に(=機能的に)配置すべし

 

l 徹底的に丁寧な言葉遣いで進行すべし

 

l (議事録かどうか別にして)できるかぎり記録をとるべし

 

l 次回の予定や次回までの宿題を明らかにしてから終わるべし(アサインメントも)

 

l 宿題的なTODOは、その日のうちに各担当者へ展開すべし

 

 

 

慣れた人には簡単なのかも知れないが、私自身もちょっと気を緩めると、ついつい反省するSCENEを作ってしまうこともあり。やはり1つ1つ、集中して大事に進めていかないといけないですね!

 

 

 

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