間接工数を減らせ！

プロジェクトマネジメントを経験された方なら大半は気にしたことがあるはずですが、本質的な仕事以外でやむを得ず必要となる作業工数、例えば勤務実績を日報システムに入力するとか、トイレにいったり休憩したりと息を抜く時間、作業サイト間の移動時間、等々、必要は必要なんだけど本質的な仕事をしているわけではない時間、これらを私の経験に基づく理解で間接工数と呼び、

間接工数を1割以内に抑えることが、私のマネジメント目標の１つでした。

１割は多いという印象を持つ方も多いでしょうが、百名超の大規模マネジメントや、マルチサイト・プロジェクト、多国籍プロジェクトなんかになると、下手をすると２割くらいが間接工数になってしまっていたりしたものです。

言い方が微妙なんですが、1割に抑えておけば、仮に間接工数分がちょうど目標達成のために計画上不足していたとしても、残業でカバーできます。8時間労働シフトで平均2割残業してくれって話になると、人によっては２時間超の残業をすることになる（スキル分布や責任分担の関係上）ので、例え有償の残業を保証したとしても中長期化すれば不満や疲弊が起きます。

1割なら1時間前後で済むはずです。これなら当面の士気は工夫を怠らなければキープ可能です。

ヘルプに入るプロジェクトの場合、最近でもそうなのですが、やっぱり間接工数は2割くらいに肥大していることが多い。細かい工夫ですが、空調や糖分他栄養補給（要はおやつ）のシステムを神経質に管理するだけで、トイレにいったり休憩を求める量は結構軽減できます。メンバーが多いほど積み重ねは大きい。作業タスクもきちんと細分化し、着手順序やクリティカルパスの周知徹底をするだけで、勤怠管理システムの操作時間や、集計後の分析の手間、作業に関するリーダーからメンバーへの指示やレビュー工数、いろんなところが効率化できます。経験では大体2ヶ月以内で1割近くまで落とせると思っています。前述のように規模やプロジェクトの内容で指標的なものは変わるとは思いますが、経験だけで言えば、最悪だったプロジェクトはなんと２５％、レコードは７％、これまで係わった全てでの平均値は１２％です。

2割くらいになっていること自体はそれはそれで問題だけど、そこから間接工数を減らすだけで、すごい効率化するために寄与できるわけで。がちがちに管理する必要はないんです。さりげない工夫をまんべんなく張り巡らすだけで、ゆるーい管理体系の中でも、ちゃっちい管理ツールだけでの運営でも、ぐんぐん効率をあげることができます。

効率があがると士気もあがります。てきぱき物事が進み、まわりくどいコミュニケーションが排除されると気持ちもいい。シンプル・イズ・ザ・ベスト。

明日から担当する新しいプロジェクトですが、外見での推算ですが、間接工数がざっと１５％。一番の原因はメンバーが多忙すぎてスケジュールがあわないので会議体が長く多いうえに日程調整にすごい時間がかかっているようです。しかも激務だらけ。まるで24時間シフトです。これを昨年も続けてたらしいのでメンバーのなんとタフなことか・・・

たぶん明日から新工程ということで間接工数は2割くらいまであっという間に到達しそう。また工夫のやりなおしです。。。