メールしてレスポンスがないのは承認の意じゃないよ。

メールして一定期間相手からレスポンスがないのは、必ずしも承認の意じゃありません。

レスポンスがないのは、

忙してレスポンスするヒマがない

単にメールを見落としている

そして、

レスポンスの仕方がわからない

さらに始末が悪いのは、

レスポンスするに値しない

ということもあるからなのです。

たとえ作業依頼ではなく指示であったとしても、レスポンスを求めるメールには、最低限の作法が必要であり、

「なぜ、今その人にメッセージしているのか」

「何をレスポンスとして、いつまでに求めているのか」

相手にきちんと理解させることが重要です。

1.    頼みたい作業をきちんと解説（し、伝えようと）する

2.    何をレスポンスしてほしいか、いつまでにほしいか、説明する

3.    頼んでいる背景や理由も説明する（相手が協力しようとする気にさせるため）

4.    関係者の協力も必要な場合、それの補足が不可欠なら省略せずにきちんと伝える

5.    レスポンスの形（文書様式や返答手段）もこだわるならはっきり指定する

6.    タイトルも含め、文章の言葉遣いには口語以上の慎重で丁寧な作文を意識する

7.    可能なら発信（＝相手に着信させる）タイミング、できればレスポンス期限にも配慮

例えばこういう観点から、メッセージをする際には、忙しかったとしても自身の作文を送信前にちょっと見直してからにしてほしいと思うときがあります。

自分の目上で、しかも当社の上司からメッセージされるのであれば、これらが多少乱暴に省略されていてもしょうがないと思うときはありますが、いずれにしても限度はあるし、ましてや他社との企業間通信や取引上の微妙な関係等、丁寧さを求めること必須の場合は、やっぱり礼節を意識してほしいと思います。

自分も反省することが多いのですが、今日はあえて少々棚上げさせていただき、私のような中間～上位管理職世代が、変に諦めずに、後進にきちんとこのあたりのマナーやスキルを伝承していくことはとても大事だなと、自身の回顧を含め、強く感じた次第です・・・