できるビジネスパーソンの仕事さばき方（分類方法）
ビジネスで日々の仕事をしていると、やることがどんどん溜まってきます。物理的に全部の仕事を終わらせるのに、２４時間働き続けないといけない？なんてことよくありますよね。
また同僚や部下を見ると、いつもものすごく忙しいのに、さしたる成果をあげていない人でもとにかく忙しすぎて精神が崩壊しそうな人なども多いと思います。
仕事というのは基本的にほっておけば増えていくものなのです。誰かがコントロールする必要があります。通常は上司のマネージャーの方がコントロールするべきですが、ほっておかれていることもあると思います。また管理職以上になれば自分でコントロールする必要がでてきます。
今回は仕事の優先順位のテクニックを書いてみましょう。仕事の優先順位がつけば仕事が楽しくなりワクワクしてきます。
まずあなたの抱えている仕事を全部リストアップしてみましょう。このto doをリストアップする癖は日頃から身につけていると楽です。例えば朝会社に出社して来たときにメールチェックなどせずに、最初にやるべきことは今日または今週のto do リスト、to do項目の確認です。昨日からの継続性があるとなお良いでしょう。僕は毎日、まず今日やるべき事を書き出してリマインドします。最近ではiphoneのリマインダーも使っています。移動中に思いついたto doを記録できるからです。
次に優先順位です。まず以下の２つの軸で分類してみてください。
一つ目の軸が
- やらなきゃいけないこと（今日という言葉と入れてもいいと思います）
- やらなくてもいいこと（今日という言葉と入れてもいいと思います）
２つ目の軸が以下の軸です。
- やりたいこと
- やりたくないこと
すると仕事が４つに分類できました
- やらなきゃいけない＋やりたい
- やらなきゃいけない＋やりたくない
- やらなくてもいい＋やりたい
- やらなくてもいい＋やりたくない
１については最高の優先度です。今日マストで終わらせましょう。またモチベーションもあるはずです。
２についても優先度は高いのですが、何故かあなたは気が進まないようです。できれば仕事の取り組み方を変えてみましょう。例えば１人で提案書を作るのが嫌であれば何人か集めてワイワイ意見を聞いてみるとか、つまらない事務ワークであれば何かその中で得るものがないか考えるとか。
３は実は、こうした分類をしなければ、今日やってしまいがちのタスクです。何故ってやりたいからです。でもこうしてロジカルに今日やらなくてもいいに分類したのですから後に回しましょう。
４については優先度低いですし、そもそもモチベーションがゼロですから捨ててしまったり、他にやりたい人にお願いしてもよいのでは？
この４つの分類以外にもう一つの軸があります。
○ 自分でできる（経験があるということ）
○ 自分ではできない（経験がないということ）
この第３の軸を考えると、to doリストの中で最も優先度が高いのは
○ やらなきゃいけない＋やりたい＋自分でできる
ものです。それでは上記１の優先度最高の分類で自分ではできないことが分かったらどうしますか？ 出来る人を探しましょう。その人に今回はリードやヘルプしてもらうべきです。２回目からは、自分でできる、になるはずです。無理に頑張って慣れない事を１人でやろうとすると、成果が思わしくなかったり、時間がかかります。それは会社も上司も求めていません。チーミングしましょう。
こんな感じで、自分の仕事の棚卸しと分類をしてみると、仕事のやり方がきっとスムーズになりますよ！