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お客様や部下への接し方を、自分の大切な守るべき人(幼児や高齢者など)に置き換えて考えれば、サービスやリスク回避のためにできることは、まだまだあると思います。コンシェルジュ的発想で「おもてなし」を中心に、気づきを綴ります。

名刺を持たない人にも、名刺の受け方の知識は必要

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簡単!誰でも!即戦力! 業務改善コンサルタント『ミエール・デ・キール』
伊東温泉おもてな師マイスターのカタショです。

受付カウンターがない訪問先、たとえば飲食店や商店で、
名刺を差し出された途端に、「あ、お待ちください」と言って、
名刺も受け取らず、先方の名前も用件も確認しないまま、
逃げるようにあわてて誰かを呼びに行ってしまう・・・
そんな従業員さんはいませんか?

従業員 「誰か、来ました」
上司  「どなた?」
従業員 「さぁ、わかりません。」
上司  「ご用件は?」
従業員 「さぁ?何でしょう?」

・・・そんな会話が聞こえてきそうです。

新入社員のビジネスマナー研修のプログラムには、
「名刺交換の仕方」が含まれていることが多いのですが、
業種または部署によっては、名刺を必要としない従業員もいますので、
研修を受けないままに仕事をしていることもあると思います。

しかし、自分が名刺を持たなくても、
取次ぎを頼まれて名刺をお預かりすることがあるかも知れません。
予想外の出来事にアタフタしてしまわないように、
どの業種・どの部署の従業員であっても、パート・アルバイトを問わず、
『名刺を出されたらどうするのか』
について、
あらかじめ確認しておきましょう。

1.誰に取り次ぐのか(不在時の代わりの人も決めておく)
2.内線番号は
3.どこで待ってもらうのか
4.どこで面会するのか
5.名刺はどこに置いておくのか

名刺を持たない従業員には、
自分自身の名刺がぞんざいに扱われた際の『ガッカリした』という体験がありません。
そのため、
『自分の名刺だったら、相手にどのように扱って欲しいのか』という発想にまでは
たどり着けないことが多いのです。
これらは『お店の第一印象』として、先方の記憶に残ってしまいますので、
丁寧な応対を心掛けたいですね。

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名刺を出されたら、必ずその場で受け取ります。

1.「いらっしゃいませ。ちょうだいいたします」と言って両手で受け取る。
2.「(社名)の(役職)の(名前)様でいらっしゃいますね」と読み方を確認する。
3.「ただ今(役職名)の(名前)に代わります。少々お待ちください」と言う。
4.近くに座るところがあれば、「あちらにお掛けになってお待ちください」と言う。
5.カルトンに載せる。

お預かりした名刺は、胸の高さで持って移動します。

たとえば、小さな商店の店頭で面会する場合、
上司や店主の到着を待っている間に、
他のお客様の応対のためにその場を離れなくてはならないこともあるでしょう。
このような時には、名刺をカウンター上に放置することなく、
一旦、他のお客様から見えないところに下げておきます。
カルトンを使用すれば、このような時にも、他の書類に紛れず、
到着した上司や店長がすぐに名刺を見つけられますね。

また、名刺を渡された従業員が、
「あ、この会社の名前は聞いたことがある!」という反応を示すことも大事です。
それまで会ったことがなくても、知っていれば、
「いつもお世話になっております」というひとことが、自然に出るでしょう。
古くからのお付き合いがあるにもかかわらず、よそよそしい応対では寂しいですよね。

カルトンとは、
銀行などで、お金や通帳や印鑑などを受け渡しする際に使う『受け皿』のことです。
今は、100均でも売っています。(添付画像参照)
名刺のお取次ぎに限らず、免許証や保険証などの身分証明書や、
クレジットカードやポイントカードなどの受け渡しをするシーンで、
カウンター上に無造作に置かれていることがありますが、
あまり感じの良いものではありません。
紛失防止や返却のし忘れ防止にもなりますので、ぜひ、用意してみてください。
丁寧で好感度の高い印象になります。


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見えるからできる。 
『ミエール・デ・キール』
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