通達とメールを読んでたら１日が終わる

　久しぶりに知り合いの営業と話をしていたらこんな悩みを言われた。

　毎日毎日来るメールが多すぎてメール読んでいるだけで１日が終わってしまうよ。特に業務連絡や細かい指示までメールで来るのはかなわない。営業所に戻ったときにちょっと口頭で言ってくれれば3分で済む話がメールだと10分とか20分とかかかってしまう。
　こういう無駄を省いてお客さんとの会議を増やしたいのにどうしたものか。

　一応拙ブログの「メールを 使ってはいけない１０個の場面」というエントリーを紹介したけど、「個人で対応するのは難しいねぇ」という反応。

　そういえば最近訪問した会社でも別な相談をされた。

　規制強化や内部統制の見直しなどで社内の通達や手続きの数が増えすぎて大変だ。従業員は毎日5通～10通の通達を読まないといけない状況になっている。1通あたりの処理時間が10分としてもこれで2時間近くの時間を消費することになる。
　さらに関連してマニュアルや手引きの改訂情報が週に数通流れてきて、この該当箇所を読解するのに数時間、他にも本部からの調査依頼や報告義務のメールを処理しないといけないので、結局本業をやっている時間は1日のうち3時間もないのではないか。

　今は対策として、課内に通達・連絡の処理係を設けてその担当が毎日内容をチェック。担当だけで処理できるもの、部長が対応する必要があるもの、全員が知らないといけないものや全員で対応すべきものというように分類して、最後のものは毎朝朝礼で皆に伝達するようにしているそうだ。これもローテクだが一応ナレッジマネジメントだ。

　しかしいつまでもこのままのわけにもいかないということで、この会社には社内情報連絡の見直しコンサルを提案しておいた。他にも同じ悩みを抱える会社は多そうだ。