整理整頓の重要性
5月の誠ブログオフ会は、満を持して「ファイリングは捨てることと見つけたり」KINGJIMファイリング研究所の野原氏による講義。意外な野原氏の人生からファイリング（整理整頓）の重要性を改めて教えていただいた。この辺の細かい内容は、管理人さんからもアップされるだろうから、私からの記述は省略する。
先日、営業許可証の更新に行ってきた。そこで目にしたのは、机に上には書類・ファイルの山、机の中は文具でぐちゃぐちゃな保健所の様子だった。仮にも衛生管理を司る役所が「こんなんでいいのか？」と、野原氏による講義がフラッシュバックしてきた。整理整頓が出来てないからといって、不衛生であるとは限らないのだが、やはり整理整頓出来ていないと衛生面においても疑われるのはしかたない。
よくよく考えてみると、役所関係の場所に赴くとどこも同じ印象を受けるのは、筆者だけではないだろう。市役所・消防署・警察署各所に行く機会があるが、どこの机の上にもファイルがズラリと並んでいて、所狭しと書類が散らかっている。
筆者も人のことを偉そうに言えるほど整理整頓が得意なわけではないが、人に見られて恥ずかしい程ではない。野原氏の話にもあったが、書類が整理整頓出来ないと仕事が遅くなる。時間の無駄遣いをしているのだ。コレに関して筆者も同意見で、サラリーマン時代から整理整頓は心がけている。
自分の時間を無駄遣いするのは個人の勝手であるが、多くの場合、他人の時間も浪費するハメになる。事実、営業許可証の更新時、書類を求めてウロウロする職員に、筆者の時間を浪費された。細かいことを言えば、無駄な労働が増えれば税金の無駄遣いにつながる。
民間ではすでに、個人の机すら無くなってきているのに、彼らは一つの机を占有している。いざ、フリーアドレス制（どの机を誰が使っても良いという制度）を導入しても（する気はないだろうが）、個人にしか分からない書類配置では、導入不可能だ。
しかも、仕事の進め方を観察していると、一人の職員が仕切っている。「◯◯さんあの書類どこだっけ？」「◯◯さんこれどう記入するの？」などとアチコチから声をかけられ、一人の方が行ったり来たりと大忙しである。
筆者は「業務を一人に付けるな」と、日頃から社員には注意している。どんな仕事も誰もが出来る体制こそ理想というわけだ（あくまでも理想形なので出来いるわけではないが、求めているのといないのとでは大きな違いがある）。ある仕事が一人によって進められると、その人抜きでは、仕事が停滞するからだ。
「もう私がいなきゃ何も出来ないんだからぁ」と、プライドをくすぐり、それがその人のモチベーションとなるタイプもいる。しかし、全体からすればそれは、大きなマイナス要因でしか無い。
ファイルが誰にでも場所が分かるようにしなければいけないように、業務もまた誰でも分かるようにしておかなければいけない。今回の野原氏の講義を聞いて、書類と業務の整理整頓の重要性を再認識した次第である。
整理整頓について詳しく勉強したいという方は、野原氏のブログを読むことをオススメする。