Googleカレンダーを使い倒す

» 2011/10/21

　この時期、各雑誌がこぞって手帳特集を組む。私も来年度の手帳をどうするか見直しをする時期である。
　しかし、今年は例年と違い手帳の使い方に少し迷っていた。何故ならば、スマートフォンを本格的に使い始めているからだ。
　去年も、スマートフォンは使っていたのだが、去年まではWindows Mobile。今年はAndroidへと変更したからだ。それまでのスマートフォンとは違いアプリの充実から、スケジュール管理をデジタル化することにしたのだ。もちろんWindows Mobileにもスケジュール管理のアプリは有り、使っていたが、画面の大きさ等の理由からガッチリ使う気持ちになれなかった。

　ご存知の方にとっては、今更のネタではあるだろうが、余りにも気持ちよくデジタル、アナログのリンクが出来た嬉しさから皆さんに公開してみたくなった。

　私のスケジュールのデジタル化は、皆さんご存知のGoogleカレンダーを使用している。アカウントは2個を取得している。個人のアカウントと店用のアカウントだ。
　個人のカレンダーに店のカレンダーをインポートさせている。これで、業務と個人のスケジュールがまとめられることとなる。
　次に、まとめる必要のあるスケジュールは家族のことだ。娘の部活、息子のサッカー等で、お弁当作りや送り迎えが発生する。なんせ夫婦で店をやるコンビニ業にとっては、お互いのスケジュールがバッティングしてしまうことを避けなければならない。
　そこで、家族のことは家のリビングに欧文印刷社製『消せる紙』を貼ってスケジュールを各自に記入させている（小４の息子の分は嫁が代行）。それを家にいる時にPC・スマホに入力しておく。また嫁からのメールで伝えてくる息子のサッカースケジュールもすぐにGoogleカレンダーに移す。
　本来なら、嫁にGoogleカレンダーを使用させれば簡単にインポート出来るのだが、嫁は手帳オンリーなので、無理に移行させることも出来ない。

図にするとこんな感じだ。

　さてこうなると手帳ともリンクさせたくなるが、いちいち書き写していたらデジタル化の意味が無くなる。
　そこで、プリントアウト機能を使うことにした。
　しかし、ブラウザからのプリントアウトだと、スケジュールが空白の時間は印刷されないのだ。なんせ24ｈ営業の私にとって、例え寝ているだろう時間もスケジュールは動いているのだ。
そこで、先日購入したMacのiCalからプリントアウト。これだと、バーティカルで24ｈの表が出来る。

　画像が小さくて見づらいが左がブラウザからの印刷。右がiCalからの印刷だ。
　PDFを貼っておきます。（薄くて写ってませんが、iCalも時間毎に横罫線が入ってます）karennda-innsatu.pdf
　これを、手帳に挟み込むのだ。システム帳を利用している私には、B5サイズで印刷すると丁度いい。

　プリントアウトの大きさが制限される為、折りたたんでの収納となるが、週次で差し替えるので、手帳の厚さなどの問題はクリア出来ている。デジタルとして記録が残るので紙ベースでとっておく必要性が無くなったのもデジタル化の利点だ。

　スマホを持ち歩いているのに、何故紙ベースの手帳を辞めないかというと、どうしても中長期的なスケジュールの俯瞰にはデジタルは向いていない。また、その場ですぐに入力出来ないところにある。（携帯入力が苦手なだけだがｗ）
　プリントアウトした用紙を持ち歩くことで、その場ですぐに書き込むことが可能であり、メモは右のページに書き込むことで、バーティカルの欠点である、メモスペースの少なさを補える（スケジュール部分に書き込める余白も充分あるので、ペラ一で持ち歩く人にも使えると思う）。

　時間が空いた所でデジタルに移せばいいわけだ。

　また、店に放置してあったタブレット（スマホ購入時のオマケ）の本格使用を、先日開始した。タブレットを業務に使用してしまおうという魂胆だ。コレにもGoogleカレンダーを入れて、スケジュールのデジタル化を拡大しているところだ。この件に関しては又の機会にご紹介したいと思う。