【暇を創造する時間貯金術】パート２

» 2010/09/02

パート１はコチラ

仰々しく「時間貯金術」などと書いています（これは全４回なのですが）が、まぁ「大した事はやっていないなぁ」と、自慢げに書いていくことが恥ずかしくもあります。「こんな話、何番煎じだよ」と、言われても仕方無いことばかりですが、私が一言だけ強く伝えたいのは、「過ぎた時間は決して戻らない」ということです。私は、今まで間違いなく時間を無駄に過ごしてきました。その後悔を皆さんに味わって欲しくないというのが、このブログを書いている理由です。このブログを読んで、「あー、自分も時間を意識してみようかなぁ」と、感じてくれるだけで嬉しく思います。

「時間を貯金する」とは、文字通り時間を少しずつ貯めていくのです。貯めていくと言っても、時は過ぎていくものです。しかし、業務のやり方、進め方等を見直すことで、業務時間を短縮していくのです。それを１０分ずつ貯めて、１時間にして使う。更に貯めて２４時間にしてから使う。それは、皆さんの遊びたい時間、やりたいことに必要な時間を決めて貯めていくのです。
では、どうやって貯めるかが問題です。「今までだっていっぱい一杯だよ！時間に余裕なんて無いよ！」そうですよね、時間に余裕があったら、「時間貯金」なんてしなくてもいいですもんね。しかし、本当にいっぱい一杯なのでしょうか？

スケジュールを把握してスケジュールに追い回されない様にする

◯業務の時間棚卸をする
最初は、自分のやっている仕事の時間配分を棚卸してみましょう。Aという業務に何分使っているのか、Bという業務は何分かかっているのか。タイマーなどは使う必要はありません。ざっくりとした感覚で構いません。私は15分30分単位で考えています。明日一日やらなくてはならないことから考えてみたら、実感が湧くでしょう。それを、時間軸に書き込んでみてください。

こんな感じになりましたか？では、本当にそのスケジュール通り動いていますか？実は、業務毎に、隙間がありませんか？一つの業務が、終わって次の業務に取り掛かるまでに多少の隙間があるはずです。移動時間や一服タイムも考慮しなければなりません。イエイエ、隙間は有っていいのです。人は、そんなに切り返しが上手くいくはずはありません。業務毎に「ほっ」と、一息つくのが普通です。ただ、それを認識していないと、次の業務に移行するのが遅れがちになるのです。背伸びをするとか、珈琲を飲むとか、逆に「一息つく」時間もスケジュールに入れ込むのです。今は、煙草をデスクで吸える会社は皆無でしょう。喫煙者は、喫煙所への往復時間も計算してください。

◯立てたスケジュールは守らない
「お前何言ってるんだ」と、言われそうですが（汗
立てたスケジュールは、始めザクっとで良いと言いましたので、多分業務毎の見積りは、多めに立ててると思われます。ですから、その通りに行動してしまうと、いつもより時間がオーバーしてしまうと思われます。また、きっちり業務時間を測って立てた人も、よく見てみると業務時間を多めに見積りしている場合が多いのです。そういうものなのです。多くの人はスケジュールを組もうとすると、時間を守りたいが為に余裕をもって組んでしまうのです。その余裕が「時間貯金」です。

あとは、やらなくてはならない業務を、次々にこなしていくだけです。時間に余裕が出来てきますね。余った時間で好きなことが出来ますが、早く終わったからといって早く帰れるわけにはいかない人もいるでしょう。出来る事なら、翌日の前倒し出来る業務に、その時間を当ててください。

似た様な、時間術を使われている方もいらっしゃるでしょう。個々の業務に猶予を与えず、１日の大きな括りで余裕時間を付けていくやり方です（俗に言うバッファー管理というヤツです）。最終的には同じことなのですが、私のやり方は、個々に余裕があるもの無いものとゴチャ混ぜにしています。理由は、なるべく業務毎に、「早く終わった」と、いう実感を味わってもらいたいのです。勝ちグセをつけると言うか、常に決めたスケジュールの先を走ることで、自分に余裕が生まれます。そうすることにより、急遽入り込む予定にも慌てず対処できるようになりますし、自分は時間に余裕がある人間だと、思えるようになります。時間に余裕があると思えるのといつも時間が無いと思っているのとでは、大きな差があります。
しかし、自分に甘えていつも余裕のあるスケジュールを立てていたのでは意味がありません。
自分自身にチャレンジし、なおかつ勝っていくのです。

時間が貯まったら、好きなことに使いましょう。
※これは、業務の前倒しが出来ることが、前提条件となってしまいます。そんな人ばかりでは無いでしょう。次回は「時間貯金」深い部分にメスを入れていきます。