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キングジムファイリング研究室の野原淳です。情報を収集し、蓄積し、検索し、作成し、活用する一連の流れを、便利に、楽しく、速やかにする整理のしかたや工夫、便利なツールなどについて私の考えを書いていきます。コンサルティングでは話さない、小さな改善や未完成のアイデアなども紹介したいと思います。

「私はこのやり方で今までミスしたことがない」に対抗する

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 皆さんこんにちは。キングジムファイリングコンサルタントの野原です。

 今日は、ファイリングを推進していくうえで、ぶつかると思われるこの言葉。ファイリング推進ご担当の方もこうした反発に苦労されているようです。このような場合、どうやって理解していただいたら良いのでしょうか。

 

【人は皆、惰性で行動したがる】

 基本的に人間の脳は怠惰です。調べたわけではないので断定してはいけないのかもしれませんが、私の中では自分の経験でそう結論付けています。

 だから意識を持って自制しないと、つい考えることをやめたがります。ファイリングの導入や維持には、結局この「怠惰な脳」との戦いがついて回ります。

 つまり、人は今までのやり方を変えると言うことに、大きな抵抗を感じるのです。今までのやり方を変えなければ、前回と同じ、前任者と同じようにやればいいだけです。頭を使う必要はありません。惰性でやればいいのです。

 しかし、やり方を変えるとなると、いろいろ頭を使います。失敗もするかもしれません。覚え直すこともたくさんあります。それが嫌なのです。

 でも、時代はどんどん変わっていきます。変化に対応しなければ淘汰されます。変化を嫌い、「怠惰な脳」の言うがまま、惰性で行動していては、滅びるのを待つばかり、と言うことにもなりかねません。

 

【怠惰な脳に対抗せよ】

 ファイリングを導入するということは、少なからずそれぞれのやり方を変えていただく必要に迫られます。

 ファイリングを維持するために必要な作業は大して難しいものはありません。スポーツのように、厳しい練習を積み重ねないとできない、と言ったものはそれほど多くありません。やろうと思えば、その時からできる行動の方がずっと多いのです。

 それなのに、ファイリング導入に際しては、とにかく様々な反発に遭います。これはすなわち、惰性で行動したいと願う脳が拒否反応を示すわけです。それが様々な形の反発となって出てきます。

 理屈も何もなく「とにかくやりたくない」という反発の場合もあります。それなりに理詰めで来る場合もあります。

 

【今までミスしたことがない、への対抗】

 厳密には「ミスしたことはない」ということはないと思います。「ないと言って良い位少ない」と言うことでしょう。

 これには本当の場合とウソの場合があります。ウソの場合は怠惰な脳のわがままなのでバッサリ切ればいいのですが、本当の場合も結構あります。つまり、わがままではなく、本当にそのやり方でミスしたことがない(=ほとんどない)のです。

 考えてみればそうかもしれません。自分で考え、身につけた自分仕様のやり方ですから、良く理解しているし、最も着心地が良いわけです。つまり、極めてミスが起きにくい状態なのです。それを変えろと言われるのですから、抵抗するでしょう。お気持ちは十分理解できます。

 でも、ファイリングでは、それを変えるよう、お願いしなければなりません。それは一体なぜなのでしょうか?

 

【神様サーベイは見直しのチャンス】

 自分にとっては心地よい方法でも、他の人から見たらどうでしょう。他人のファイルは分からない、そこの段は○○さんの場所だから触れない、そう言った状態になっている所はありませんか。あるでしょう。共有パソコンの中なんか、その際たるものではないですか。

 ファイリングは組織主体です。いくら自分が使い易くても、周りの人にとってブラックボックスでは組織活動を目指すのに大きな障壁となります。

 それでも、「この仕事は自分以外にはやらないから共有する意味がない」とか、とにかくトコトンやり方を変えることを拒んで来る。脳は徹底的に怠惰です。

 果たして、本当に他の人に書類を見てもらうことはないのでしょうか。他の権限者を経ずに最終決断まで本人が下しているのでしょうか。お休みの時、会議や出張に行っているときはその業務は進まなくてもいい、そう言うことなのでしょうか。そんな個人事業主の集合体のような会社なのでしょうか。違いますよね。

 自分の書類を他人に見てもらって仕事を進めなければならない- そんなときは、概して緊急時です。「こんな時に担当者が休みなんて!」時間もなく、みんな焦っています。そしてなぜかそう言う時に限って、どうしても失敗したくない、大きな案件だったりします。

 「神様サーベイ」とでも言いましょうか。本当にこういう時、神様がファイリングの監査をしに来たんじゃないか、って思いますね。

 この神様サーベイ、規模の大小はあれど、誰しも体験しているはずです。でも、なぜか終わると忘れちゃう。神様サーベイは神様が与えてくれた、見直しのチャンスなんですよ。

 輪番操業、定時退勤、自宅勤務...。今後、他の人に自分の書類を見てもらって仕事を進めてもらう機会って増えて来ると思うんです。何度もあった神様サーベイの警鐘に気付かず、怠惰な脳の言うがままにして来た人は、これからの時期に、かなりのビジネスチャンスを逃すのではないかと心配しています。

 

【組織主体で考える】

 繰り返しますように、ファイリングは組織主体です。自分の心地よいやり方で、確かに担当者自身はミスしたことがないかもしれません。だからと言ってそれを野放しにすれば、100人いる会社には100の我流ファイリングが乱立することになり、見えない、分からない、入り込めない、そう言う職場になって行きます。

 それが許される時代はとっくに終わりを告げました。お客様は担当者個人と取引しているのではありません。あなたの会社と取引しているのです。

 100人もいる会社なのに、担当者一人いないだけで業務が止まる。ワークフローの中にそう言うポイントがたくさんある。そんな会社でいいのでしょうか。

 自分の書類を、他人が見やすいか、他の人の視点で見直してみましょう。他の人の気持ちになって考える- オトナになるときに、必要な考え方だったはずです。

 他人の気持ちになって考えるのは結構難しいので、「電話口から、自分の書類のありかを他の人に指示できるか」と言う方法で自己検証してみます。あなたが出張中、予期せぬ何かが起きてあなた以外の人で今日中に仕事を進めなければならなくなった- そう想定してシミュレーションしてみましょう。机に積みあがった書類の山から、目的の書類を取り出すよう、電話で指示できるでしょうか。自分の机の鍵は?あなたが持っていては、代わりに仕事を進めることはできません。仕事を落とすことになります。

 「仕掛りボックス」を使えば、作業中の書類がそこに全て集約されているので指示しやすいですよね。共有の施錠棚に返しておけば、鍵が開かないという事態にもならずに済みます。

 このような状態にしておけば、自分が忙しくなってしまったとき、他の人に仕事を振ることも可能です。これができていない人は、忙しいとき仕事を振ることも出来ない。仕事を振るには準備が要るからです。しかし忙しくなってからではその準備をしているヒマがない。だから自分がやるしかない。周りは助ける余裕があるのにどうしたら良いか分からない。仕事の不均衡を解消する術がないのです。忙しいことさえも、自分がまいた種かもしれませんよ。

 

 いかがでしたでしょうか。

 「自分はこのやり方でミスしたことはない」というのは今後は通用しません。「そのやり方で周りの人があなたの代わりにミスせず仕事を進められますか」という視点で考えてもらいましょう。

 担当者はミスしない、でも周りの人は怖くて触れない、そんな状態を野放しにしておくのは、今後、大きなリスクと考えるべきです。全てはムリだとしても少しでも減らす努力は必ずできるはずです。

 

【お知らせ】

5月27日(木)15:00~ USTREAMライブセミナーを実施しました。現在は録画が公開されています。最初に何をするべきか?ファイリング推進の第一歩にご利用ください。

 

Comment(2)

コメント

hayakawa


今回のブログ、目からウロコです。
問題点は少しズレますが、他人には分からないようにファイリング
することで、自分の仕事を守っているんですね~。

職場内での情報共有、組織主体のファイリング、
上に立つ者として徐々にでも理論的に指導していかなければ、と
野原先生のブログを読んで再決意しました。

また期待しております。

コメントありがとうございます。
ファイリングに投資した時間は、必ずリターンとして返って来ると思います。
書類を扱うテクニックはこの先何をするにも必要なスキル。身につけておけば「自分は情報を管理できる」という自信となり、そこから生み出される成果は大きな差別化となると思います。
まずは「いつから何を始めるか」。スタートを切ることが大切です。ぜひがんばってください。ご質問があればお気軽にどうぞ。

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