マメモで書類を出さない仕組みを作る！習慣づける！

　皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室の野原です。

　最近ちょっと忙しくて、ただでさえ遅い更新が更に途絶え気味でしたが、そういう時こそ頑張って行きたいと思います。

【管理すべきものを持たない、作らない】

　捨てる、ということを特に強調している私のブログですが、捨てるのさらに上を行く手法があります。

　今回のタイトルにも使っているので勿体つける気はありませんが、それは、「作らない」ことです。

　「捨てる」の場合、捨てた後は管理の対象がなくなりますが、「捨てる」という工数は発生してしまいます。さらにその前に「作る」という工数も発生しているのです。

　そもそも発生させなければ、そうした工数さえも減らせるというわけです。私はコンサルティングの時でも、書類を発生させないワークフローに変えられる所はないか、見直すようにお願いしています。

　ワークフローを変えることは努力だけでやろうとすると結構急な道のりになるケースが多いですが、ツールの力を借りれば緩やかにすることができます。

　８月６日発売予定の当社の新製品、マメモはまさにメモ用紙を発生させないというスグレモノの商品です。

　今日はこの商品の良さを、私なりの解釈でご紹介したいと思います。

　マメモは、言うなれば電子卓上メモ。９９ページ分のメモ用紙をデジタル化したものと思ってください。

　画面にタッチすればすぐに起動して手書きでメモが取れるようになります。文字の太さなども設定可能です。

　メモはすべてマメモに集約されていますので、「メモは取ったけど、そのメモはどこだっけ？」ということがありません。左右のアイコンでページをめくれば、過去のメモを遡って見ることができます。

　さて、皆さん、メモを残したとき、結構困るのが、後で見たとき「これ、いつのメモだっけ？」ってこと、ありませんか。

　別に紙のメモでも律儀に「２０１０．８．６　１１：３０」とか、書いておけばいいのですが、これだけのことを書くとすると結構時間も要するので、面倒ですよね。

　面倒だとやらない－

　これはこの先、人類の営みとして未来永劫続けられることでしょう。ですからそれに抗っても蟷螂の斧というものです。

　マメモは表示されている時計に触ると、右上にタイムスタンプが入ってくれます。触るだけなら、できますよね。出来ないルールは決めてもしょうがない。できるルールなら続く。マメモなら、メモに日付を入れる、という習慣を簡単に続けられます。

【仕事を促してくれるメモパッド】

　更に便利なのが、アラーム機能。「ＴｏＤｏ」と書かれたアイコンを押すと、メモにアラーム時刻を設定できます。

 　電話なんかしたとき、こういうことってありませんか。

　「○○さん、いらっしゃいますか」
　「１７：００まで打ち合わせになっております。」
　「分かりました。ではその頃またこちらからかけ直させて頂きます」

　"某社○○様、１７：００ＴＥＬ"と、メモし、机に貼っておきます。

　ところがそういう時に何故か仕事に集中できちゃったりして、人間って不思議ですよね。「え？！、もう１８時半？！」とか。

　マメモなら、アラーム設定ができますので、こんなつまらないミスで仕事のタイミングを逃すことはありません。

【ＰＣと繋げないというメリット】

　私がいいと思ったのは、この商品、スタンドアロンでＰＣなどにつなげないことです。

　「え？逆でしょ？つなげた方がいいんじゃないの？」

　そう思った方、逆ではありません。繋げないからこそ良いのです。

　これがヘタにＰＣなんかと繋がって、手書きメモがいくらでもＰＣに残せるなんてことになったら、それこそメモを全部残したいとか言う人を世の中に大量生産することになります。入れ物を与えると、入れたくなってしまうのが人間です。出てくる書類だけでも管理に苦しんでいるのに、さらにメモまでＰＣ内に全て残し始めたら、絶対に破たんするでしょう。

　本体に９９枚保存できれば良いんです。私に言わせればこれでも多いくらいです。９９枚だって、多分管理できないでしょう。

　すぐ作れて、すぐ消せる。

　これは、デジタル媒体の最大のメリットです。

　デジタルのメリットとして再利用性の高さもありますが、手書きメモは残しても画像です。再利用性は高くありません。だったら潔くスタンドアロンにしてしまった方が「捨てる」ということを習慣づけさせてくれるのではないかとさえ、思えてきます。

　ごみ箱アイコンにタッチするだけで消えてくれる手軽さも、「捨てる」を習慣づけるのに大きな助けになりますよね。紙のメモを復元できないように処分するのは結構面倒なものですよ。

　とったメモにはタイムスタンプをつけ、ＴｏＤｏ機能でどんどんリミットを設けて、次々こなして終わったら消す。消したいから終わらせる。マメモは、紙を発生させないワークフローと、仕事をどんどん処理する自分に変えてくれるツールかも知れません。

　私も少し使ってみて、今の時点でそんな効果を期待しています。これからもう少し使ってみて検証してみたいと思います。