プロジェクトマネジャーはカーナビ
行ったことがないところに、迷わず連れて行く
クルマで旅をするときに、あると心強いのがカーナビです。カーナビがあるとなぜ安心なのか。それは「行ったことがないところに、迷わず連れていってくれる」からです。
プロジェクトとクルマの旅は似ています。どちらも「行ったことがないところに行く」のは同じだからです。そして、プロジェクトにおいてカーナビの役割を果たすのが、プロジェクトマネジャーです。
カーナビの主な機能には、このようなものがあります。
- 目的地を設定する
- ルートを引く
- ルートを案内し、進み具合をリアルタイムに把握する
- ルートを再探索する
- 事故や渋滞に臨機応変に対処する
- コンビニやガソリンスタンドを探す
- ドライブを楽しくする
カーナビの機能をよく見ることで、プロジェクト管理の「コツ」がつかめるかも知れません。
1.目的地を設定する
クルマでどこかに旅をするときには、かならず目的地ああります。どこに向かうのか、まずは目的地を設定しなくてはなりません。
プロジェクトにもかならず目的地があります。何を達成したいのかというビジョン。そのビジョンを達成するための目標が必要です。どこに行くのかわからなければ、どこにも行けません。
目的地を設定しなければ、どこにも行けないように、プロジェクトのビジョンと目標がなければ、前に進むことはできません。プロジェクトマネジャーの仕事は「目的地の設定」から始まります。
2.ルートを引く
目的地が決まったら、次は「ルート」を引きます。目的地にいくまでのルートは一つではありません。高速道路を使うのか、それとも一般道を行くのか。また、冬なら山道は危険ですから、山道を避けたルートをとるほうがいいでしょう。
プロジェクトにおけるルートとは「プロセス」です。新規性があまり高くないプロジェクトと、新しい技術を利用したり、リスク要因が多い場合とでは、プロセスを変える必要があります。ナビが複数のルートを提示するように、プロジェクトマネジャーは、いくつかの「プロセスを設計」します。
3.ルートを案内し、進み具合をリアルタイムに把握する
目的地を設定し、ルートを選んだら、カーナビは「案内」を開始します。案内ポイントでは、数百メートル前から音声案内や「交差点拡大図」などで、ドライバーが迷わないように誘導してくれます。
そして進行中、カーナビはクルマの位置をGPSで把握しながら、ルートをどのぐらい進んだのかをリアルタイムに把握しています。進み具合によって「到着予想時刻」を、リアルタイムに更新してくれるおかげで「あとどれぐらいで着くのか」を知ることができます。
しかし、多くのプロジェクトマネジャーは、カーナビとちがって「どれぐらい進んだ？」とメンバーに尋ねます。もし、カーナビに「どれぐらい進みましたか？」「いまどこにいますか？」と聞かれたら、そんなカーナビはいらないと思うでしょう。しかし、そんなプロジェクトマネジャーは多いのです。
4.ルートを再探索する
途中で、予定していなかったところに立ち寄りたくなったり、道を間違えたりすると、ルートから外れてしまいます。そんなとき、カーナビは即座にルートを再探索して、案内に戻ってくれます。
一方、プロジェクトマネジャーはどうでしょうか？クルマに合わせてルートを引きなおすのではなく、ルートを守ることが大事だと、元のルートに戻そうとしている人が多いのではないでしょうか。
クルマで旅するのと同じように、プロジェクトにも変更がつきものです。お客様からの要件の変更、想定外のトラブルなど、当初考えていたルートとずれたときには、「正しいルートに戻ってください」とカーナビが言うことはないように、ルートにクルマを合わせるのではなく、ルートを引き直すのが現実的です。
5.事故や渋滞に臨機応変に対処する
カーナビは、事故や渋滞の情報があれば、そこを避けてルートを探したり、すでに走っていれば、ルートを変更してくれます。「この先何が起こるのか」を予想して、トラブルを避けたり、ダメージを軽減してるわけです。
プロジェクトでも、考えられるリスクに対して、軽減策や発生時対策を考えておくことで、いざリスクが顕在化したときに、あわてずに対処することができます。
「目の前」のことだけではなく、「この先何が起こるのか」という予想をもとに対策を立て、行動することが大切なのは、クルマの旅もプロジェクトも同じです。
6.コンビニやガソリンスタンドを探す
途中でトイレに行きたくなった。ノドが乾いた。ガソリンが少なくなってきた。こんなときには、ルートの周辺にあるコンビニやガソリンスタンドを探す「周辺検索」がとても便利です。
プロジェクトで困ったことがあったり、必要な知識が足りなければ、周りの支援をとりつける必要があります。誰に助けを求めるのか、誰が何を知っているのかを把握し、必要なときには支援を求めることが、プロジェクトマネジャーの大きな役割の一つです。
そのためには、日頃から周りとのコミュニケーションと関係づくりが重要です。つながりがあってこそ「周辺検索」が可能になります。
7.ドライブを楽しくする
最近のカーナビは、ただ目的地に連れて行くだけではなく、オーディオ機能も搭載しています。音楽を聞いてドライブを楽しんだり、ラジオを聞きながら会話もできるわけです。
カーナビが目的地までのプロセスを楽しく演出してくれるのであれば、プロジェクトマネジャーがやらない手はありません。ただ、目的地に連れて行くだけではなく、プロジェクトマネジャーがプロセスを演出することで、プロジェクトはもっと楽しくなります。
カーナビは誕生以来、すでに３０年以上が経ち、どんどん進化し、便利な機能がたくさん開発されています。しかし、その目的の原点は「行ったことがないところに、迷わず連れて行く」ことです。これはプロジェクトマネジャーも同じです。私たちがカーナビから学べることはたくさんあるはずです。
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