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2007/01/08
そろそろ正月ぼけ解消のために、会社に行ってみようと思う日です。
弊社では、Outlookを使っています。予定表もここで管理していますし、共有フォルダ（パブリックフォルダ）なんぞもあったりします。
Outlookを使い始めた頃は、なんか後ろでもぞもぞ動いている感じ（当時、たこ足などと比喩していました）が、あまり好きではなく、というかリソース使い過ぎ、という気がしていました。今でもリソースは食っているのかも知れませんが、もはやこれ無しでは仕事になりません。
ただ、Exchangeサーバ上にいつまでもメールを置いておくことは出来ないので（メールボックス割り当て制限のため）、時々個人フォルダに落とします。
前職では、プロジェクト毎、部署毎、あと特別に個人名単位で管理したいメールなどという具合に分けていましたが、今は基本的に一つのプロジェクト（子会社）ですので、月次で管理しています。1ヶ月単位の受信済みフォルダを作って、そこに落とす。送信済みも同様です。
僕は基本的に、メールを削除することはしません。しょうもないやり取りも含めて、全て時系列で残しています。なので、時折個人フォルダが爆発しそうなサイズに・・・。これも時々、分割してマイドキュメント内に置いています。
ところが時々、「メールを破棄してしまったみたいなので、もう一度送ってもらえますか？」と言われることがあります。「え？（ビックリ）」
いえ、自分が破棄しないので、破棄する人がいることに驚きました。ま、考えてみれば、ストックすべきメールと、破棄して良いメールがあるのだとは思いますが。（破棄して、もう一度送って、はちょっと違う気も・・・）
皆さんはどうされているのでしょうか？僕は、先ほど書いたとおり全て残しています。時系列なので、だいたいの時期が分かれば検索できます。（PC故障により、無くなったメールもありますが）
また、最近ではGoogleデスクトップのおかげで、差出人や件名、キーワードが分かれば検索できます。これは便利ですね。
どなたか、特徴的な管理方法をお持ちでしょうか？ぜひ、皆さまで教え合いできればと思います。
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コメント
わたしもプロジェクト毎とか色々とトライしてきました。 これだけメール量が増えてくると「管理」というものを考えることそのものが時間と労力の無駄だと思うにいたってます。
究極はGmailであるようなメールもすべてタグ化して、なんでもかんでもアーカイブにしておいて、必要なときに検索がもっともスマートなように思います。 （Gmail設計の際もフォルダ型保存機能をつけるかどうか激論があったそうですが、結局”無し”という結論になったとか。）
ちなみにメールの検索は、Windows LiveのDeskTopサーチのほうが、性能よいですよ。 （わたしは、GoogleのDeskTopサーチ使うの止めました。）
私のメールの管理ルールは、３ヶ月経ったメールは削除するです。
もちろん、必要なメールは別のフォルダに移動していますので、削除対象は単に溜まっているメールですが。
受信時に必要なメールだと感じたら、要件別のフォルダに移動。要らないと思ったらゴミ箱。判断つかないものは、一時フォルダに移動ということをしています。
この一時フォルダを３ヶ月ごとにというか、３ヶ月前のメールを一斉に削除することにしています。
私の経験上ですが、３ヶ月以上放置しておいたメールを利用することはないと判断しています。
こんにちは。
私もメールを削除しない人です。数年前に自分が出したメールを活用することが時々ありますから、捨てられないですね。
前職のメールボックスは、5年間で5GB位になっていて、PCのバックアップが大変でした。いまの会社はExchangeサーバにすべて置いてキャッシュモードで運用しているので、PC側のバックアップを心配しなくてよく、すごく楽です。
akiratさんと同じく、フォルダ分けは時間の無駄と思い、四半期ごとのフォルダ分けに変更しました。整理方法を変えるのは不安でしたが、デスクトップ検索ソフトを併用すると、不都合はないです。いい時代になったものです。
Exchangeのキャッシュモード
http://raven.air-nifty.com/night/2006/12/exchange_14e2.html
フォルダ分けしないメール整理術
http://raven.air-nifty.com/night/2006/12/post_1236.html
＞akiratさん
を！Windows Liveですか！使っていませんでした。そんなに良いんですか？試してみようっと。
＞Kawakamiさん
3ヶ月ルールですか。ちょっと怖い気もしますが、普段から必要なデータの整理をしておけば良いんでしょうね。
確かに、3ヶ月前を見ることは、多くはないですね。（言った、言わないを探すとか？（＾＾；）
＞ravenさん
こんにちは。
> 5年間で5GB・・・
（＾＾；95年頃なら、クライアントが破綻してますね。僕の当時のデスクトップは、4.3GBでした。。。ｗ
確かに、フォルダ分けは意味が無くなってきているのかも知れません。
ravenさんのいずれの投稿も参考になります。特に「フォルダ分けしないメール整理術」は興味深いです。
フォルダ分けに時間をかける時代ではないですね、仰るとおりだと思います。
私も以前の会社ではメールは全く削除しない派だったのですが、現在は GTD に習い、積極的に削除するようにしています。
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0607/27/news037.html
管理の方法としては、メーラーは Mozilla Thunderbird を使っていまして（特になんでも良いのですが）、フォルダは
・受信トレイ
・メーリングリスト
・資料
・プライベートな、残しておきたいメール
の４つに分けています。（メーリングリストはさらにそれぞれのメーリングリスト別にフォルダを切っています）
重要なことが書かれていることは「資料」に、あとで見て癒されたいメールなどは「プライベート」に残しておいています :-)
＞kannoさん
コメントありがとうございます。
この記事、僕も読みました。頭を一新する必要がありそうです。（僕の場合）
Thunderbird、僕も使っております。1.5になって、使い勝手がかなり良くなりましたね。
> あとで見て癒されたいメールなどは
（＾＾）良いメールですね。
