2009年12月
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2006/12/28
重要度の高い会議ほど、事前準備が大切なのは、よく知られているところだと思います。僕自身も、配布資料、PC(プロジェクター)で見せる資料などに分けて準備します。また、アジェンダの準備も欠かせません。可能であれば、アジェンダは先にメールなどで送っておいて、本番でも配布します。
ところで、会議のシミュレーションってやっておられるでしょうか?最初に自分がこういう話をする。その後、誰々さんがこういう説明をして、その後・・・といった感じです。もちろん人間がやる会議ですので、思った通りになるとは限りません。「をを!そう来たか!」なんてこともあります。
ただ、シミュレーションをしているとしていないとでは、大いに内容が変わってきます。
シミュレーションをするということは、参加者のことを考えるということでもあります。参加者の一人一人の顔を思い浮かべ、「彼ならこう言うんじゃないか」とか、「彼女ならこう考えるかも」というような妄想をするわけですから、事前に何も考えずに参加するよりは、ずっと深い会議になります。
参加者を事前に知らない場合でも、勝手にシミュレーションしておくことで、頭の中が整理されることにもなります。これは、将棋にも通ずるのかも知れませんね。五手、十手先を読む感じですね。
ちょっと違うかも知れませんが、僕の好きなボーカル、平松八千代さんが書いていたエントリーを見て、このエントリーを書いてみました。
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コメント
会議だけではなく、研修やセミナー、ワークショップなどの「場のデザイン」をするものについては、私もこのシュミレーションというか、イメージングを散々やります。最後の場面が見えないうちは、うまくいくという感じが持てないです。
ラストシーンが見えたとき、「あ、準備ができたな」って思えます。
大木さんがおっしゃるように、そのときの視点は「参加者」の立場でその場に居たら、、、というものです。
フォーラムもずっとイメージングしています。
良い場になるように祈っています。
ファシリテーターたるもの、結果をある程度想定してから会議に臨むべしと上司から教えられ続けてきました。議論をファシリテートするには、進む先を知っていないと迷子になっちゃいますものね。
>野菜さらださん
ワークショップも、そういった準備が大切ですよね。
>NAKAさん
> 結果をある程度想定してから
そうですね、そうですね。そう思います。場当たり的に挑んで、うまくいく例は少ないと思います。
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会議のシミュレーションをすることの大切さ(Tech for Learning)
会議をシミュレーションしていますか? …ですよね。 そういう心意気でスピーカーが説明していると、違いってわかります。「お前は何を伝えたいんだ?」そう萎える報告があれば、ああ、これちゃんと準備してきているな、ってわかる報告があります。 「会議ほど無駄なものは無い」とかいう言葉を何かの文章で目にしましたが、そうならないような生産的な会議をしたいものです。 私はン十年来のNFLフリークなので、この「準備の大切さ」はことさら強調しても強調しすぎることはないと思っています。とりわけサンフランシス...
会議の準備(本日の優先事項は?)
最近は、事前に進め方を意識するようにしていますが、 まだまだ、不十分&一般常識が欠如しているせいで 特に、組織を運営する段になるとすっかり想像が膨らみませんね。 段取りが出来ていると、心に余裕も持てるし、何て言うか 実のある会議(ミーティング)ができます。 ...