議事録の書き方

クライアント先での仕事が長期化している。経営的には安定的で、いいことだ。

業務内容もだんだん守備範囲、攻撃範囲が広がってきた。

ということで、会議に出る数もどんどん増えて（苦笑）、議事録を書くのも、レビューするのも、数が増えている。

書き方にはいくつかやりかたがある。

１．時系列に、とにかく発言をできるだけ正確に書き留める

２．次のアクションや協議の経緯がわかりやすいように整理しなおして書き留める

３．要点だけ、記録（エビデンス）として残しておきたい点だけを書き留める

私見だが、基本的にはどれでもいい。どれもそれなりに難しいし、いろいろコツがあるからだ。読み手にとって問題ないやりかたなら、それでいい。

基本的な留意事項もある。

４．発言者がわかるようにする。

５．書いたら初期作成者は必ず誰かにレビューを受けて完成版（初版）とする。

６．仮に読み手から修正依頼が入って、修正が是だとしても、その修正履歴を必ず残す。

７．繰り返し開催される定例会議系の場合、「やりかた」は統一すること。

経験的に、議事録はいろいろな作法の鍛錬になる。

８．簡潔でわかりやすい文章力の糧となるし、多数の他者の目にさらされるだけでも鍛えられるし、議事録を次回の会議でおさらいするような習慣がある場合、その場で説明すること自体がプレゼンの練習になる。

議事録といって侮るなかれ、上手に書けないのであればむしろビジネスパーソンとして問題なのである（苦笑）。

それから、

９．議事録は会議のあったその日にできるだけ書き上げるようにしている。

１０．またレビューについても、できる限り当日に、記憶が醒めないうちにやってあげる。

作業分担や段取りはあるだろうが、議事録が回覧されるまで2週間かかった例がある。無意味（笑）。その2週間で議事録の内容に基づくアクションはもう大きく変わってしまっているだろう。そんなスピード感なら、無駄とはいわないが効果的では絶対ない。議事録は残業してでもすぐに書くのだ。遅くとも翌営業日！

こうやっててきぱき進めていくことで、議事録が「共通のTODOリスト」になるのだ。