あの人はなぜ会議に？日本的な会議はやめませんか

最近、忙しい。「あー忙しい、忙しい」と言っている人に魅力はなく、私自身嫌なのですが、ついつい「忙しい」と言ってしまうほど、何かに追い立てられていました。この「何だか忙しい」という感覚って、つまりは、自分の中で時間管理や優先順位付けができていなくて、いつも気が休まらない状態のことで、ひとえに自分の至らなさのせいなのですが。

何で忙しいかというと、その理由の1つに、「会議が多くて自分の時間が取れない」ことがありました。
7月から組織改変があり、私も自分のチームというものを新しく持つようになったのですが、それ以降、とにかく会議が多いのです。
アイディアマンと自負している私は、「あれもやりたい」「これにも手をつけたい」というものが、次々に浮かんでいるのですが、じっくりと手をつける時間がとれずに会議への出席で一日の大半が終わってしまう。なんとなく「できなかった」という敗北感を持って、会社を出ているのですから、充実感がないのは言うまでもありません。

そんな中、日経ビジネスオンラインの「脱会議」という連載を読んで、はっとしました。
私は無駄な会議ばかりで不毛な時間の使い方をしているんじゃないか？
以前感じた日本の会社の会議に関する違和感、をすっかり忘れ、自分自身、会議依存症、になっていたのかもしれない、と思いました。

無駄な会議を減らすのは、①会議人数②会議頻度③会議時間、の3つの面から削減が可能ですが、今回は、私が一番の問題点だと思っている、「発言しない人が大勢いる日本的な会議」について話したいと思います。

なぜ発言しない人が会議にいるか、には2つ理由があるように思います。
そして、その2つとも、これからビジネスがグローバル化していく中では、残念ながら悪い意味での「日本的」だと思いますので、気をつけて改善する必要があると思います。これによって、外国人パートナーや関係者との間に溝が生まれてしまうのを実際に目にしています。

その①裏会議ケース

会議の前にすでに水面下で全て調整が終わっているから言葉を発する必要はないというケース。
つまり、会議で言葉を発しない人は、逆に裏ではものすごい力を持っていたりします。
どーんと座って、自分がすべて仕組んだようにコトが進んでいくのをただ見守っています。

問題点：
会議とは基本的に話し合う場なので、結論があるものは会議をする必要はないですね。
それどころか、そんなことを知らない若手のKY君が「いや、僕は賛成できません」と言ったら全力で丸め込まれる。お前が今さら言ったって、こんなのはとっくに決まっているんだ、と後から諭される。話し合いのプロセスはいつも裏会議にしかないので、社内の情報共有の面でも、社員の納得感が得られないのは言うまでもなく。また、KY君ではなく、外国人が入っても同じことになります。
会議＝話し合いの場、ではないことにとまどう外国人は多いと思います。

その②無関心ケース

会議の議題に対して無関心なのだから当然言葉を発しません。必ずPCを持ち込み、メールへの返信や、下手するとFacebookのニュースフィードにコメントを書き込んでいたりします。

問題点：
これは個人の問題にも見えますが、結局は呼ぶ必要のない人を呼んでいるからこうなってしまう、という面において、会議の招集者の問題でもあります。もし、理由があって呼んでいるのであれば、それをちゃんと事前に伝えた上で、会議中にも発言を促す必要があるでしょう。このケースってすごく多いんじゃないでしょうか。
私も最初は「あの人ってなんで会議にいるんだろう」と違和感を感じていましたが、今となっては疑問を感じることさえなくなっているばかりか、私自身も無関心、になってしまっている会議がありました。
日本の会社はただ人だけがぞろぞろ首をそろえているが、言葉を発するのは下手したら1人だけ、ということが多い。なんであんなに人が来るのか？と外国人に言われたことがあります。
ひどいケースは、国際会議に出て寝ている日本人。
そもそも、「自分がその会議にバリューを提供する」「大事な決断に加わる」という意識がないから、そうなっているのでしょう。

会議参加者へ

余分な会議には呼ばれても出るのをやめましょう。
もし、情報共有だけが目的なら、あとからミニッツをもらえばいいのです。
もし必要メンバーなら、ちゃんと会議に貢献しましょう。貢献できないなら会議にいなくていいのです。

招集者へ

あなたが死んでいる会議、を生み出している張本人かもしれません。
会議を招集する時は、目的と進行について考えましょう。会議のゴールを決めておきましょう。
参加者の意見が割れた場合に、最終的にどう落とすか、の判断も事前にしておく必要があります。
全員一致までやめないのか、多数決で決めるのか、上司に最終判断をさせるのか？
この決定方法をきちんと決めた上で出席者も選ばないと、非常に会議が長引く可能性があります。

また、最後に、話はちょっと変わりますが、「とりあえずキーの人を全員集めれば、後は何とかなる」といった相談会スタイルの会議もやめましょう。往々にして、議論は堂々巡り、目的も不明確だし、結局、何を成し遂げたのかも何もわからないまま3時間も4時間も経過してしまうことがよくあります。

参加者としても招集者としても、まだまだ未熟ですが、今回は自戒を含めて、意味のない会議はやめましょう、と声を大にして言っておきます。