不十分な報告はかえって相手を困らせる可能性もあるもの

メールでのコミュニケーションで少し気になったことを書いておきます。

余り時間がないけれど、取り急ぎという感じで報告をメールで送っておこうと考えることがあります。それ自体は悪いことではないのですが、読む側がどうとらえるかを配慮して内容を考える必要があります。

普段から十分意思疎通ができてている人通しの報告であれば、事実だけ列挙して送るような感じでも良いかもしれませんが、立場が違う人への報告など、自分と相手の気にする部分が異なる可能性がある場合などは、中途半端に事実だけ送ると、読んだ内容に関して相手が頭を悩ませることにつながる可能性があります。

相手が書かれている内容だけで十分理解することができず、むしろ不安を感じたり、疑問を抱いたりするようなことがあるのです。

その結果、相手は不十分な内容をベースに頭を悩ませたり、気を揉んだり、あるいは詳しい内容への手がかりを得ようと周囲に問いかけたりするかもしれません。さらには、理解が少しズレた状態のまま何らかのアクションを起こしてしまうかもしれません。

どんな情報でも仕事では報告することはとても大事なのですが、中途半端でもすぐに送っておくべきか、あるいは、きちんとまとめられる時点で送れば良い内容なのかを考えてから送るようにすることはとても大事であり、相手への気配りでもあります。

特に若い世代の人ほど普段、SNSやメールで頻繁なやりとりに慣れているので、上の世代の人に対しても同じようなコミュニケーションをしてしまう傾向があるように思います。せっかく前向きに仕事に取り組んでいて、細かいことでもすぐに報告しようと頑張っていても、かえって相手を不安にさせたりイライラさせたりすることにつながる場合もあるということを理解しておかないと、相手にとってマイナスの行動になってしまう可能性もあるということを注意する必要があります。