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日々の「ハッ、そうなのか!」を書き留める職遊渾然blog

社内勉強会で仕事のコツを共有するための実践ガイド powered by 『リストのチカラ』

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部内に散らばっている仕事のコツ、いろいろあると思います。「はじかれない稟議書のコツ」、「クロージングに持ち込むセールスのコツ」、「外さない商品開発のコツ」、などなど。

こういったコツは、タイトルだけ見ればどの組織でも同じです。しかし世の中には一つとして同じ組織はありません。仕事の内容・組織文化・メンバーの個性などが違うのですから、仕事をスムーズにやり遂げるためのコツも、組織に固有の部分が必ずあります。 

しかも、意識的に引っ張り出して共有していく必要があります。さもないと、個人の中にしまい込まれたままになったり(属人化)、いったん共有されても徐々に使えなくなったり(風化)してしまいます。

そこで、組織(部・課・プロジェクト・チーム)内で、仕事のコツを共有するための社内勉強会を開催してはいかがでしょうか。

え、やり方が分からない?『リストのチカラ』があれば大丈夫。以下に活用ガイドを書いておきますね。勉強会の時間を2時間とした場合の、大まかな時間配分も添えました。多少固有名詞が入っていますが、本が手元にない人もだいたいは分かるのでは。

1. テーマを決める(30分)

参考:p145~150、160~164、40~41

【定義】です。リスト化したいコツを決めます。事前課題として各自リストアップしておくか、5分間くらいで各自が思いつくものを挙げます。その結果を回覧・共有して、今回リスト化するコツを一つに絞ります。 

ここでは、最終的なリストのタイトルを具体的に書いてみて、合意することが重要です。この作業によって、共有したいテーマが明確になります。

例えばサービス開発に関するコツを共有するとしましょう。流れが混沌としているために混乱が生じていることが問題なら「サービス開発○つのステップ」、作業ミスが多いのなら「サービス開発○戒」、スケジュールが遅れがちなら「サービス開発○つの進捗チェックポイント」といった言葉になると思います。

なお、今回対象とならなかったテーマ案は次回も使えますので保存しておきましょう。 

2. コツの断片を集める(30分)

参考:p165~177、p266~p269

【列挙】と【分析】です。いきなりホワイトボードに書き出す前に時間を取って、各自が頭の中からコツの断片を拾ってくる時間を設けましょう。「~のステップ」といった「順序」のリストや「~のステージ」といった「段階」のリストを考える際には【分析】の作業が重要ですので、様々な枠組みを試してみましょう。 

3. いくつかのコツに束ねる(30分)

参考:p178~p189

【構成】と【要約】です。このステップと前の2のステップの合計が60分(全体の半分)くらいというイメージです。【分析】のステップで枠組みが見えていない場合は、集まった断片をグルーピングしていきます。このとき、ただ内容の似た項目をまとめてもよいリストになるとは限りません。結局何のリストを作ろうとしているのか(1のステップでの議論)を思い出してください。 

4. 印象的な言葉として固める(20分)

参考:p189~207

【凝縮】と【修辞】です。ここはセンスが問われるところ。第一部の、よいリストたちを眺めたりしながら、言葉にとことんこだわりましょう。大書したり声に出して読んでみることも重要です。

もし途中参加のメンバーが予定されていたら、このステップで入ってもらうといいですね。きちんと凝縮されているかどうか、新鮮な目でチェックしてもらえます。時間が許せば、このステップも前のステップと同じくらいのじっくりやりたいところです。 

5. リストを見直す(10分)

参考:p207~214

【再定義】です。当初の問題意識に正しく応えるリストになっているでしょうか?もし話がずれてしまったとしたら、チームの問題意識が話しているうちに明らかになったということでしょう。その場合はタイトルの方を変えてしまいましょう。 

リストをどのように活用するか、決めておきましょう。カードにするのか壁に張り出すのか。使ってみた感想を持ち寄るのはいつか。次に見直すのはいつか。

さあ、これで会社の経費で購入するシナリオができました。   
次のステップは分かっていますね。週末は本屋さんにGoです!    
……いやいや、本気です。仕事机の上に置いていただくのはもちろん、    
社内勉強会などで使ってもらえることも意識して書きました。    
何しろ弊社の理念は「個が立つ社会の基盤を担う」ですからね。

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